【辦公桌整理術】電腦桌面亂過亂葬崗？　管理檔案5大必學妙法

電腦已成為人人必備的夥伴，電腦「桌面」成了一張看不見的辦公桌，但不少人「管理無方」，檔案亂放，令桌面亂過亂葬崗，尋找file時費時失事。原來，管理電腦桌面跟實體辦公桌一樣有妙法。
日本「辦公室整理術始祖」、辦公室效率化專業顧問壺阪龍哉，整合多年整理術的經驗，撰寫《成功人士這樣整理辦公桌》一書，他認為所有工作「始於桌面，終於桌面」，懂得如何整理電腦桌面，直接影響到工作效率。作者在書中提出5個輕鬆整理電腦檔案的方法，包括資料夾管理及改名訣竅，學識這5招，將省卻尋找檔案的時間，令工作更爽快。

以下是《成功人士這樣整理辦公桌：恰到好處的亂，工作當場完成一半》的節錄內容：

尋找電腦檔案的時間，單純是浪費時間。

如果對電腦的管理太過輕忽，不但會遺失重要檔案，還會重複無謂的工作，不斷的加班。因此，請大家用心思考要用怎麼樣的方法，才能有效管理電腦的檔案。

最常見的做法是，先讓電腦的記憶體騰出空間（例如把原先的資料轉存到別的硬碟或是燒成光碟），接納新的文件、資料，就可以輕鬆找到所需的檔案，而這些新的文件、資料，你得這樣整理：

為必須暫時保管的檔案，新增一個「暫置資料夾」

這是讓電腦桌面不會全是小圖示的方法之一。如果你有必須暫時保管的檔案文件時，就將該檔案移至新增的「暫置資料夾」。
然後，定出一個清理的期限。例如，每過三個月，暫置資料夾裡的文件、檔案，就自動移到垃圾桶裡，這樣使用暫置資料夾才會有效率。

2個以上的檔案，就新增1個資料夾

利用資料夾來歸納並整理「2個以上」的檔案。

不這麼做的話，檔案會無限增加，尋找檔案的速度越來越慢。

接著，就把WORD、EXCEL等檔案，放進適合的新增資料夾裡。

檔案數量超過7個，就再分出1個資料夾
有一個經驗法則，叫做「神奇的數字7」（Magic Number 7）。簡單來說，就是「腦袋無法好好整理超過7個以上的資訊」，所以我們就根據這個法則，只要檔案超過7個，就在下一層新增1個資料夾。

不過，可不要愚蠢到「1個檔案就設1個資料夾」，這樣只會增加尋找檔案的時間，千萬別這麼做。

資料夾分層，以3層為限

資料夾要分層管理。原則上以3層為限。

例如，第1層是企畫書、估價單、參考資料（文件的種類）。

第2層是A公司、B公司、C公司（公司名稱）。

第3層是1月分、2月分、3月分（日期）。

總之，重點就是把資料夾分成3層。至於每一層的新增方式，可以根據自己的工作內容來決定。

命名非常重要

有些人覺得電腦裡的檔案、資料夾只有自己會使用，命名時就隨隨便便。但是，你至少要取一個讓同仁容易尋找、容易理解的名字。

命名時要掌握一個訣竅，就是使用什麼樣的用語，能夠成為搜尋時的提醒或暗示。一般來說，我們第一個會想到的，就是製作的時間或負責該項工作的人。
另外，我們還可以根據顧客、業務主題、工作內容、文件形態來命名。如果資料夾裡有2個以上的檔案，這些檔案的名稱最好都有共同的關鍵字。例如，假設有2個檔案：

201310山田企業商品A估價單
201311山田企業商品B估價單

資料夾的名稱，第1層就是「山田企業」，第2層是「估價單」，如果要清楚哪一個是最新版本的資料，再加入「修正」、「最新」等文字，就更容易分辨出來。如果該資料夾不但重要，使用頻率也很高，不妨給它一個聳動的名稱，吸引自己注意。

作者：壺阪龍哉

日本「辦公室整理術始祖」， 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系，曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司，後設立湯姆辦公室（TOM OFFICE）研究所，擔任代表取締役（等同公司的董事長或總經理），現為人材育成塾的代表。
    
40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作，至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分，活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。

出版社：大是文化 

《香港01》獲出版社授權轉載，標題為《香港01》編輯所擬。