避開Email「中伏」陷阱：勿亂用感嘆號、最後才輸入電郵地址？
還記得上次說過寫Email要有技巧（延伸閱讀：【寫Email都要學】工作電郵 6個不應出現的低級錯誤），但然而在傳送電郵會發生的錯誤卻層出不窮。曾聽說身邊有同事在準備向外寄出重要電郵時，臨急臨忙更改template內容的一瞬間，竟不小心按下「send」一鍵！幸好，他revoke得快，還可以減低災難。但不可否認，傳送email時總會發生不少「低級錯誤」來誤大事。所以，不論你是不是職場新鮮人，一些email禮儀與處理技巧，是值得及早注意。根據美國作家兼職業輔導員Barbara Pachter的建議，以下是一些我們要小心「中伏」的email陷阱。
請使用專業的Email Address
如果你是公司員工，理應使用公司提供的email。但如果你是一位freelancer，或是以私人名義去談公事時，就要避免使用數十年前創立的奇怪email address。不可否認，每個人總會創立過一些古怪address，可能是名字加一堆數字（不是生日就是學號）、又或是一些maryispretty@yaxxx.com（如有雷同，實屬巧合）等的搞鬼帳戶。這些電郵還是用來作申請game account好了，用在公事的電郵，理應使用更專業的格式，建立更端正可靠的形象。
不要在文章開端使用「我」
就算不是商用電郵，即使是普通的email或書信往來，亦應避免以「我」或「I」在開頭。很多時，如果以「我」為開端的信件，容易令別人覺得文字出現「自我感」，好像你的地位較收件人高似的。所以與同事與合作人聯絡的電郵，就要留意這些用字了。我們可以用「This email is to……」或「Just a quick note to……」等句子作開首。
不要亂用「！」
每人都有不同的寫作習慣，好像身邊有朋友打message時每一句都喜愛加上感嘆號。這或者是個人習慣或是抒發情感的喜好，但卻不應在商用電郵中濫用。如果10句有8句句子出現感嘆號，不但看上去有點兀突，更容易令對方覺得你做事衝動或不成熟（明明你不是）。所以，在使用感嘆等情感意識的標點符號時，就要多加注意了。
主題要夠精簡
不要以為含糊又留有懸念的主題句或題目會吸引改件人打開你的信件。因為當每天要收數以百計電郵的時候，一些動機不明的電郵亦更容易被忽略。所以最方便自己，方便別人的subject line，就是要清楚簡潔，最重要就要有點題效果，讓人立刻了解來信目的，好像「更改會議日期」、「某某活動/proposal的建議」等等。
最後才輸入：Email address
這好像不是什麼的大秘技，但卻非常重要！Send email最不想發生的錯誤就是誤寄出不完整或錯誤的電郵吧！所以為了杜絕這個低級錯誤卻會誤大事的情況，就記得留到最後才輸入email address。如果想更加謹慎，回覆email亦會先刪除對方的電郵地址，留到撰寫完成後才補回email address再寄出。培養這樣的習慣，相信可以大大減低誤寄郵件的問題！
資料來源：standard