【2020】辦公環境亂即浪費人生？　調查：受訪者年花2.5天找物品

辦公空間的整潔會不會影響工作效率，一直都是眾人討論的議題。有人認為辦公桌必須井然有序，才會有效率；有些人則覺得亂中有序才有創造力。
為了釐清辦公環境是否會影響工作效率，2010 年University of Exeter心理學家Alex Haslam與Craig Knight做了一個實驗。

結果顯示，受試者在賦能辦公室的工作效率最高，去能辦公室最低，就算它的外觀跟賦能辦公室差不多。換句話說，不論風格，只要是員工自己做的佈置，都能提升效率。

▼▼自己佈置的空間，工作起來最有效率？（按圖放大，看4種型態的辦公室）▼▼

雖然實驗顯示讓員工自己佈置辦公空間最能提升效率，但如何整理又是另外一回事。Pixie 是一家用物聯網定位的新創公司，他們做了一個「失物找尋調查」（lost and found survey），發現美國人每年要花費 2.5 天尋找物品，這可能導致上班遲到或工作延遲。

也就是說，人們一天大約會浪費 10 分鐘找東西，如果透過整理能讓自己不用白費力氣尋找物品，更能提升工作效率。《KOKUYO 的極簡工作術》指出，工作上的整理，是以「工作是否順手」為優先考量。

每個人對工作順手的想法不盡相同，有人傾向把當天工作會用到的東西全部擺在桌上，有些人則認為這樣會讓桌上很亂。日本辦公室整理術始祖壺阪龍哉表示，整理只是手段，最終是要帶出工作效果，它不需要拘泥整齊；美觀和用起來順手，也不一定會畫上等號。

下班前花 5 分鐘整理，節省平日找物品的時間

辦公空間的整理，首先要從「捨」開始，丟掉不需要的文件、物品等，只留下真正需要的東西。開始整理前，先把東西全部拿出來，排列在地板或桌子上，再依序分成文件、物品、書籍等，檢視這些物品、挑出需要的東西。

在丟棄時，要具體規範哪些東西可以直接丟掉，如「丟掉報價單與明細表」，整理時才不會花太多時間苦惱。如果在決定物品去留時冒出「未來可能會用到」或「捨不得」等念頭，就代表是不需要的物品；真的抉擇困難，就設立一個「猶豫箱」，先把無法抉擇的物品放入，未來 3 個月如果都沒有用到，就必須直接丟棄。

壺阪龍哉表示，判斷需要或不需要，不能用未來式（總有一天會派上用場）思考，而是要用過去式（過去幾個月有用上嗎？）來思考。如果沒用過或不見也不會傷腦筋的東西，就大膽丟掉。

再來，為了方便使用，將物品設定好排列順序、貼上標籤，確立物品的擺放位置，就能有效提升工作效率。

最後，持續保持工作順手的狀態，養成每天下班前 5 分鐘檢查桌上是否有沒收起來的物品，以及抽屜裡的資料是否可以順利拿出來，節省尋找物品的時間。

▼▼使用完物歸原位，工作才會順手（按圖放大看更多）▼▼

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