【職場技巧】收無禮email點得體回覆？先深呼吸冷靜、切忌惡鬥

無論你做邊行或咩職位，Email禮儀都好重要。根據Sanebox最近的一項研究，一般人用上28%工作時間睇email同覆email，所以寫得一封大方有禮嘅好email非常重要。好多公司將email通信作為一種白紙黑字嘅記錄，即係你係email所講嘅嘢，之後可以畀自己、畀人搵返出黎。
好似當你請人地幫你做一件事，就黎deadline你去問佢幾時有嘢畀你，人地先話你無畀過，咁呢個時候email record就有關鍵作用喇！

但收到公司同事或街外人嘅無禮貌email，你會點處理？我收過大量無禮貌兼粗魯嘅電郵，緊記一點：你要冷靜同佢地溝通。如果大家鬥惡，覆就覆得爽，之後問題升級就大鑊

深呼吸

聽落做咩都深呼吸搞得掂？係真嘅，有啲人好容易受到一封電郵影響，挑起佢嘅怒火或帶來好心情。你深知唔考慮清楚就send email會點，所以當你收到一封發脾氣email，calm down！問問自己以下問題：

咩原因令對方send封無禮貌嘅Email？
點解sender要咁嘅tone講嘢？
我做左令佢咁燥？
除左話返佢轉頭，仲有無其他嘢可以做？

思考完以上問題，應該可以搵到哩封電郵嘅前因後果，同埋要點覆先最幫到件事。處理電郵時總要盡量保持禮貌。要嚴肅，但唔好粗魯。試吓將電郵中諷刺或批評嘅部分放埋一邊，然後用專業方式回覆，同時CC埋上司等有咩事都有多個人知情。

Send前停一停，諗一諗

電郵入面有「草稿」功能，不如考慮用佢做一份真草稿？好多人認為電郵應該即刻覆，即刻覆當然好，但手快快回覆可能會有不足之處。先寫好回覆，退一步，再讀一次。試下咁睇：要你當面真人講呢番說話，你夠唔夠膽？如果要你同上司咁講又會點？如果你覺得是但一個位唔妥，咁就唔好send out住。處理無禮貌嘅電郵時，你要寬宏大量過對方，心入面要諗住《莫生氣》。咁做係會花多一啲時間，但通常比你匆匆忙忙send out嘅暗藏怒火email更有效率，幫你慳返好多後續工夫。

降一降溫

根據情況，等件事稍稍降溫先覆可能係比較謹慎嘅做法。如果問題唔係太緊急，可以係一兩天內覆。通常，對方應該無咁火遮眼，會清醒返。

▼▼按圖放大，看以下對着不同人的情境示範▼▼

老老實實，處理哩啲email真係勞心勞力。你要佛系上身，唔好畀對方挑起怒火，先可以好好處理。即使對方係無理取鬧，都唔好以牙還牙。緊記，你唔可以嬲，暫時將情緒放埋一邊，保持禮貌同專業態度，覆左email先鬧！

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