【職場技巧】篇幅要夠短　要求應合理　5招引導老細回覆你Email！

感謝一眾讀者對SJ Team的信任，讓我們不時收到讀者的來信詢問對進修、升學、就業、投資等等的問題，SJ Team 很珍惜每一封電郵，能夠立刻回覆的都不想拖。
電郵收得越來越多，也讀過各式各樣的問題，有時候，反覆讀幾次都猜不出對方的問題重點！例如問人生的意義在哪裏，如何能夠成功這類型問題，看得我們只能苦笑。

Email給SJ Team是小事，另一種更貼地的情況便是Email給一些很忙碌的人，例如：投資人、股評人、作家、知名教授、你老闆、你大老闆。明明知道對方工作忙到飛起肯定沒有時間慢慢讀和思考你的問題，那是不是更應該簡述來意，增加對方回覆你的機會？

有鑑於此，利用這篇文章，SJ Team希望劃出5個重點，引導大家寫出簡潔有重點的Email，提高對方回覆你Email的可能。

重點一： 篇幅要短

如果可以將你的問題（即Email的內容）精簡至 2-3句，那讀起來便一目了然。如果你要寫超過2個段落，那便要考慮清楚了，篇幅越長，對方閱讀的意欲就會降低，很可能就會收不到回覆。

試想想，如果你工作很忙碌，Email A 快速get事情背景和問題，就對方的方向你就能一針見血地回答問題。反而，當你見到 Email B 時，你見到前文，介紹，自我背景，問題x3段，個人意見，結語，這樣5-6段下來，你肯定閱讀的人抓到你的問題重點？即使對方真的回覆了，也可能答非所問，因為get錯重點。問題就出在篇幅太長又重點不明。所以，當你打算徵求對方意見，說重點便足夠了（當然一兩句問候也是應該的，表達禮貌而已）。

重點二：格式要清楚

英文是 readability 和 clarity，即容易閱讀和內容要清晰。

Email C：

Hi C,

I took your Sep class. It was a great intro class. Currently I’m following your advise by doing the X tutorial. I have a question if you can give me some suggestions. Is there an equivalent to Xs tutorial for mobile app development? My personal goal is to create a website for my wife’s toy business, then a mobile app to go along with the website idea. Your help would be greatly appreciated. Thanks!

Email D：

Hi D,

Thanks for the One Month class! I’m following your advice by doing X Tutorial.

Quick question: Do you know of any classes like the X Tutorial but for mobile apps?​

可能你有好多疑問，你希望對方逐個回答，所以在Email C 你加上了你前文後理，和一些不明顯的問題。試問這樣的格式，是不是令人要重複閱讀2-3次以上才能找出重點回答？如果忙碌的人見到這樣的格式，直接按「下一封」或者「Trash」都不出奇。

而Email D便避免了這種情況，首句是問題的背景，第二句便是問題的重點了，Bingo！問題：mobile apps方面的tutorial ，這種email只需要讀1次就可以按「回覆」，節省了反覆閱讀的時間。除了清晰簡短外，Email D也使用了段落（2短句子）和利用實體(bold)和斜體(italic)突出重點。

所以，你的格式如何，你Email的命運也如何。

重點三： 你想對方如何回答

有些時候我們耐心地讀完Email，但無從落筆：你想我點答你？

你是想我答你哪一行是薪高糧準零OT？還是分享快速致富的方法？

Email E：

Hi SJ，本人前途迷惘，現外國top30大學畢業，GPA不高，做過幾份工沒有一份超過半年因為覺得自己信心能力不足，薪水太低的也考慮實在不知道如何向上流動力，請你告訴我如何能夠重新振作 or [下刪100字]

Email F：

Hi SJ，看到你最近一篇文章《X》，感受很深，在[某方面]你有什麼書籍能夠推薦的嗎？

Email E 和 F 最大分別，就是問題「針對性」：

Email E 最主要的message是「求救」，但又找不到重點是什麼？只是說，我的生活一團糟，點算？如果真的回覆你，恐怕寫本書都未必解釋得清楚。Email F 最主要的message是「推薦的書籍」，我們可以就文章《X》，給出一些書籍推薦。

綜合重點一和二，來到重點三時你應該要做的，就是問問題時篩走多餘的字詞，針對性地問問題，不要一次性問太多相互間沒有關聯的問題，然後希望對方像教仔似由0說起。

重點四：合理的要求

經過重點一、二和三後，來到重點四就不難理解了。你利用很短的時間，send來一封連段落也不分的Email希望對方回答。正常來說，只要你做到只說重點的話，理應你的電郵也會得到回覆（但忙碌的人是說不準的，不回覆也是正常的）。千萬不要無理地希望對方能夠抽出（對你來說）「足夠」的時間幫忙研究你的問題，例如，一個網址加上問題「你對我的網站有什麼看法」這種問題。

如果你的想法是，我本來就沒有對回覆抱太大的期望，那你不如不要send。

首先，你的問題是沒有迫切性，你只是好奇想起便發問。這樣的問題大多沒有經大腦，或者只要勤力小小上網做下research便可以找到答案的。第二，你一開始已經抱着別人不會回覆的心態，務求將所有的問題和想法寫出，也不理重點是什麼，但求send出email過下癮。就SJ Team來說，所有我們收到的Email都會認真閱讀，如果你是這種心態的，只是在浪費別人的時間罷了。

重點五：讓我知道，為什麼你需要得到回覆

你們相信嗎？在一封Email內，你使用的段落、字詞、格式都可以反應出有幾希望對方能夠回覆你的電郵。如上述說，你用1分鐘發出一封隨便編寫的電郵，就希望收件人用10分鐘的時間給你回覆？也有一些前輩說過他們除了看電郵的quality外，也會上網看看來信者的背景（例如：Facebook profile 和 LinkedIn），看看這些人是哪裏畢業，哪裏工作過，然後才決定要不要回覆。

聽起來是不是有種恍然大悟的感覺？原來自己是無形中被觀察着，從各種看到的、看不到的渠道。

SJ 結語

以上分享的五個重點也是寫好一封Email 最核心的核心要點，下次寫Email建議有系統地列出問題，自己也在問題前做下research，避免沒有針對性和過分簡單的問題。希望大家send email後都能夠得到回覆 ！

【原文轉載自StealJobs.com。StealJobs全面透露各行各業人工，工時，晉升前景，以及入行攻略，歡迎匿名提供收入資料。】