【寫Email都要學】工作電郵 6個不應出現的低級錯誤
你知道全世界的email帳號高達39億個嗎？雖然Whatsapp，Facebook是通訊軟件大勢，但當要處理正式或重要的商務工作時，Email仍然是我們首選的通訊模式。習慣了隨性的whatsapp language，要寫正式的商業信件時，總是錯漏百出。不想你的重要訊息、求職信石沉大海，就不要犯以下的低級錯誤了！
習慣了用Emoji表達情感，當要執筆寫正式的商用email時，常常不能「我手寫我心」。文字要保持得體端莊形象，不能太過熱情或太過冷淡，同時更不能犯低級錯誤，給收件人帶來負面感覺。
寫錯收信人或公司名字
說錯別人的名字，也可勉強解釋你一時口快大意，用你最友善的笑容和道歉來化解危機。但當你要寄出一份專業正式的email時，竟然一開端就寫錯別人的名字，絕對犯下不能原諒的大錯啊！寫錯別人名字，不但令對方感到不受尊重，亦讓對方覺得你誠意不足。如果你重視彼此的關係，你應該會double甚至是triple-check信件內容，避免出現這些低級錯誤。寄件前，我們可以到收信人公司的網頁或是到LinkedIn上查看他們的全名以及最更新的職稱，確保你寫的是正確的資料。
Copy & Paste 都要有技巧！
無可否認，我們經常會在網上找「文字」來整合電郵的內容。但如果讓別人知道你信件的內容是copy & paste時，的確會大打折扣。要用上email template或是其他網上文字時，有3點我們要特別留意。第一，不要全篇複製而失去個人風格。好像HR每天收過百封的求職email時，絕對能一眼發現你們copy & paste的信件內容，更會把這些沒誠意的來信狠狠地打落「冷宮」。所以在參考網上範本時，應該要添上自己個人的文字，使你的信件不像「格式化」似的。第二是記得好好更改範本上的「她或他」。使用範本格式時，請你好好閱讀信件文字，查看上文下理是否通順，用字是否正確。第三就是要統一你的格式。不一樣的內文格式看上去非常礙眼，亦會帶來粗心大意的感覺！
無限輪迴Follow-up email
不論你寄出什麼類型的email時，我們總希望盡快得到對方的回覆。但如果你不斷寄出一些沒有意義的follow-up email時，小心會令對方反感。電郵不像Whatsapp一樣隨意的說一句答一句，收件者總希望收到的會是有意義，有內容的信件，所以「追債」一樣的follow-up email就不應出現，有時候，我們要知道不回應也是一種回應。但如果書信的關係是對方需要回應你時，請你也盡量預留5個工作天後才email再次提醒對方回信吧！
Email找錯對象
心急如焚的我們，有時候總沒仔細查看收信對象就胡亂寄出email。電郵寄錯了非相關的部門，怪不得總是音訊全無。如果好運的，對方可能會幫你轉寄信件，但這也不是他們應有的責任。所以想你的信件真正落入你的target手中，就不要寄錯對象。我們可以在LinkedIn甚至可以先致電去找出你應該要聯絡的相關部門，才可以使你的電郵一擊即中。
誤導性標題
當你按下「震驚13億人……」的文章後發現只是一則無聊的新聞時，相信你心裡也會燥了一下吧！同樣，當對方點入了一封在標題上標誌了「重要」，「緊急」字眼的email後，卻發現只是一封求職信或邀請信時，相信一樣會覺得被騙。不要想「引誘」對方開啟信件而使用誤導性的標題，這樣絕對會帶來反效果。專業電郵的標題要精簡且語言樸實，讓對方可以最短時間內理解信件來意。
不應太進取
很多時候我們都難以掌握開啟你email的對方會是什麼性格，在什麼心情環境下閱讀你的電郵，所以不想撞板就要在電郵中保持禮貌及專業的中立個性。但然而不少人為了得到對方的回應，而用了進取的方式去吸引對方注意，卻帶來了反效果。所以不論你寄出什麼類型的信件，都應保持大方的中立語氣，你要知道太進取或太招搖，可能只會令對方反感。
參考資料：Forbes、Business Insider