Email技巧｜亂用ASAP隨時激嬲人？　商務電郵有件事比簡短更重要

「ASAP、OOO、FYI」坐在電腦前的你，對於這些商用縮寫必然不陌生。它們其實也代表電子郵件充滿效率的一面，讓商務人士可以在最短的時間內，得到滿意的答覆。
但有的人總會把「方便當隨便」「效率當藉口」，忽視了信愈短，愈容易引起誤會，忽略了Email沒有語氣，更容易惹人不快。所以《Inc.》列出5種常見使用Email的不好習慣，讓讀者們不會輕易踩雷：

撰寫電郵時，你也有犯以下的毛病嗎？（按圖看清！）

1. 要求收信者「ASAP」

ASAP，as soon as possible的縮寫，意思是「以你最快的速度完成任務」。但如果你在信中使用ASAP，會讓人以為，你在命令他，或對他咆哮。

舉個例子來說，就算沒當過兵，在學校應該也都有老師。當學生或小兵在排隊時，他們通常會在旁邊冷眼觀看，並喊「快！快！」要求你們像一個團隊一樣動起來。收信者看到ASAP時就是那樣的感覺。你要知道用信溝通，就像是對着螢幕咆哮。想像對方從螢幕收到咆哮的感覺，你就會自動選用比較溫和的字，避免產生誤會。

2. 把問題寄送給每一個「可能」知道答案的人

「Dear A、Dear B、Dear C⋯⋯」你曾收到類似的信件嗎？寄信者者通常有問題需要尋求幫助，但因為他不知道要找誰才能解決問題，就把所有「可能」知道的人，都加到收件者裏面。這不只會讓收件者疑惑，甚至有可能浪費同事的生產力。因為有些同事樂於助人，自己不知道，還會去幫你找答案。如果這種人一多，等於許多人在解決一個不值錢的問題。

所以，與其浪費大家的時間，還不如一開始就嘗試着問問看誰能解決問題。否則一旦被同事發現，好一點，未來你再問問題時，他們可能會自行假設有別人會回答你，導致最後沒人回你。壞一點，主管會認為你拖慢團隊，對你產生壞印象。

3. 針對不同人寄送相同訊息

大家應該都有收過罐頭信件吧？如果是在面試公司、學校時收到，自然無可厚非，畢竟是我們求對方。然而，許多積極的業務們，常常針對同一個公司裏的不同員工寄送相同郵件。他們的心態是甚麼？就是賭其中一個人會回覆！而非真心想要跟每個客戶聊聊需求，以前這種方法還有效，現在看到類似郵件，我都直接拖到垃圾信箱。

4. 一對一郵件中，增添其他收件者

有些人很奇怪，當他寄郵件給你，希望你幫他解決問題，但卻同時加入另外一、兩個人進入收件者，或副本。這就像你參加一個舞會，跟某個人聊得正愉快，突然對方邀請另外兩個人進來。目的不是為了一起聊天，而是確認你說話的可信度。所以在邀請其他收件者進入一個「一對一郵件溝通」前，記得先詢問對方「可以這樣做嗎？」如果對方不介意，再做。

5. 要求幫助，卻不主動提及任何回饋

「我可以佔用你一點時間嗎？」「你現在在忙嗎？」「我們可以喝一杯咖啡嗎？」當別人想要尋求幫助時，通常就會問出以上幾句話。但卻很常忽略，別人幫助你，也等於失去了自己的時間。

我不是指不要幫助別人。事實上，我也常幫別人忙，甚至帶給他們超過預期的協助。我要強調的是，我也非常忙碌，需要兼顧事業和陪伴家人，就算真有時間也會想要充充電，看看書或聽廣播。因此，你不會在我的優先序列裏排很前面。

所以當你有事需要請求我幫忙時，我可能會給一個很短的答覆，或者給予一些幫助。但是，如果我沒看到從我們的談話中，除了牢騷和麻煩外，我得不到甚麼的話（幫助別人也能帶來成就感，但前提是，你也很清楚自己的問題是甚麼，而非要我幫你找出問題），我就會把時間花在其他同樣需要幫助的人身上⋯⋯

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