【Email技巧】忌用etc.、Urgent、Hey　撰寫電郵時當心使用5個字

不知道大家習慣怎樣check email？通常先到收件箱，約略地看標題再看內容吧？看到某些像廣告或連鎖傳銷式的電郵，就會skip了它，先看其他的電郵。所以，決定一封電郵的生死，是標題，然後才到內文。

寫電郵一直都是一種藝術，你的措辭、選字都會影響對方的行動，若你的用字妥當，對方對你的印象不錯，在合作工作時都會更有效率吧；相反，如果你用字隨便，對方會覺得你是一個輕率及不可靠的人，不會放心與你合作。所以在以下5個常見的情況中，有些字我們都不能用，試試慢慢改善，寫出一封令人舒服的電郵！

1.當要對方完成工作時

不論中文還是英文，說話最重要是說得夠具體！就算你的電郵只是複述上次會議中的內容，但人家若看到「Staff meeting follow-up etc.﹙員工會議跟進等﹚」時，只會覺得混亂。試想，「等」即指哪些1項目？

所以，你可以試着寫：「Please resolve these questions from staff meeting.﹙請解決剛剛員工會議上提到的問題。﹚」，然後列舉相關事項，或說：「The report discussed in staff meeting.﹙會議上討論過的該份報告。」，然後指明是哪一份報告，令大家得到清楚的指示。

2.當你要轉寄一件郵件時

一看到FWD，就會想起90年代那些「Fwd: fwd: fwd: fw:轉寄給10個人，然後你會得到好運」的無聊電郵，相信不少人不消數秒就會把它移到垃圾桶。

如果你想轉寄某些內容而希望獲得回覆的話，你最好在標題上寫：「Could you help me decipher this?﹙你可以幫我解讀一下嗎？﹚」。當然，你可能在內文已經提到這個信息，但你想你的電郵快點得到注意，那便試試在標題這樣寫。

3.當你寄電郵予特定一個人時

若你在電郵標題寫了一句：「Hey」，這就如向朋友或約會對象說「我們要談一談」的信息，但這一個Hey卻無法令人知道你想用哪種態度或方式傾談，甚至會令收件人作胡亂的猜測你的意圖，然後你可能一直都等不到回覆，因為對方根本不敢打開亦不想打開該電郵，所以不要這樣做！

若你想私底下與某位同事談談公事，你可以寫：「When do you have time for a 15-minute chat?﹙你有沒有時間可以談大約15分鐘？﹚」，直接了當，讓人家覺得你是有正經事情要討論，而不是不懷好意（如要責罵他），因而有所避忌或抗拒。

4.緊急時

當時間很短但壓力很大時，「Urgent﹙緊急﹚」一字就只會令人產生恐慌。恐慌令人甚麼都做不好，然後錯漏百出。如果你有足夠的時間發送電郵，你可以提前通知該同事：「This needs to be your first priority today.﹙這會是你今天的首要任務。﹚」，用確實的時間指令代替空泛卻令人緊張1的Urgent。

另外，如果真的非常非常緊急，不如直接打電話或當臉通知人家，效果會比發電郵更好。

5.額外的一句話

電郵的最後，不妨說一句：「Thank you.﹙謝謝﹚」

簡單的讚賞會大大加強你與團隊成員之間的連繫， 同事會知道你認可他們的實力，對你的信任度亦會提升。

﹙資料來源：The Muse﹚

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