【職場技巧】對方總是不回覆電郵？　試從4方面審視原因

雖說WhatsApp、Facebook Messenger、WeChat與Line等即時通訊軟件很方便溝通，但電郵在日常工作中仍是有不容易被替代的地位。然而用電郵溝通亦有弊處，就是你不容易知道對方何時收到，更不知他們何時或會否回覆，結果苦苦等待卻仍得不到半點回音……

對方已讀不回，究竟是在哪裏出了問題？在再發多一個電郵，但直接致電對方前，或許先重新細閱一遍你所發出的電郵，看看當中會否有一些令人無法或不想給予回覆的原因。

1. 電郵太長

外國市場推廣平台The Radicati Group早前發表了一份調查報告，指它發現了全球每天有超過1,000億個電郵會被發送出去，而打工仔平均每周用上工作中的28%時間在處理電子郵件上，而閱讀電子郵件的平均時間是15-20秒，員工每小時約檢查電子郵件達36次。

就此調查結果所見，有兩點很明確：

1.電子郵件佔用了我們大量時間
2.我們的注意力很短

這就不難明白，有些人為何不想回覆你的電郵，因為當他們看見你的電郵竟有五大段時，他們早已沒有心機及時間細閱全文，更枉論他們還會花時間作回覆。

要增加對方給予回覆的機會，可試將電郵的內容撮寫成清晰及精準的句子（或問題），方便對方在短時間掌握電郵的重點，對方自然較願意給予回覆。要是可三言兩語就交代清楚，何必要長篇大論的嚇怕人呢？重新整理一下內容再發送一個新的電郵吧！

2.你的要求和指示不清晰

工作用的電郵，最忌用「我手寫我心」的方式撰寫，因為當打了一大段文字後，才發現當中既沒重點又多冗字冗句，對方定必看得一頭霧水。用一段要求或指示不明確的文字跟人家溝通，你期望對方會怎樣回覆你呢？

3.他們的問題

若你確定電郵的內容精簡得來要點亦清晰，但仍收不到對方的回覆，那可能就是他們的問題。先別自責，因為對方也是人，可能他們正趕死線、被壓力迫得喘不過氣或因準備辭職而事事不上心吧！如果你真的很需要他的回覆，可以先與對方的其他同事或上司作簡單溝通，了解對方的工作狀況，如仍未能收到對方回覆，便應與自己的上司再作商討，尋求協助。

4. 你本人的問題

對方不給予回覆，不一定是「他」有問題，或許「你」才是令癥結所在。若然對方與你曾不咬弦，或是曾在工作上有過磨擦，你可所先檢討自己以往的行為及態度是否有問題，並提醒自己要當一個值得被人尊重的人，因為當你受人尊重時，自然會散發出一種領導魅力出來，而一個領袖是很少會被人忽略的，所以，努力當一個會被人尊重的人吧！

﹙資料來源：The Muse﹚

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