【Email Template】語氣過重得罪別人？　即睇範例學寫電郵補鑊！

打工仔每天需用電郵與很多人溝通，不慎用了不恰當的語氣跟人家說話不足為奇。雖然話已既出，不易將電郵收回（recall），但在這情況下不應什麼都不做，反而要盡快再發一個「補鑊Email」，好為彼此設一個下台階。

有時候，同事或合作伙伴也真的很不爭氣，經多次提點仍是犯錯。明明自己已被其他工作迫得快要發瘋，竟還得在忙亂間處理他們的犯錯，你一氣之下，就在電郵中說：「你要別人說多少次才會記着？這種低級錯誤根本就不應該犯第二次及第三次！這實在是太不知所謂了……」

在氣沖沖間，也許不少打工仔會就此發送了一個類似上述內容的電郵，但在冷靜下來後，才想到總不能每次都如此不修飾地指責人家。特別是有些同事確實需要多點時間成長，也需要獲得更多認真的提點才能改善表現，要是他們在這階段收到這些帶攻擊性的指責，或許也太嚴苛。

電郵既已發送便很難收回，要是感後悔，便應立即補救，好讓對對方的傷害與彼此間的芥蒂減到最低，而且即使未能完全和好，也起碼可以令對方知道你的歉意。想再發一個電郵「補鑊」，可參考以下的範例：

Hey [Name],

I want to apologize for the email I sent you earlier.

It’s no excuse, but it’s been one of those days when [reason you had such a short fuse]. I snapped at you when I had absolutely no reason to, and I’m so sorry for my [adjective] message.

The next time [description of circumstances that made you snap], I’ll make sure to take a pause before responding—so I don’t take my own frustrations out on you.

Sorry once again!

Best,
[Your Name]

實戰例子：

Hey Janet,

I want to apologize for the email I sent you earlier.

It’s no excuse, but it’s been one of those days when everything is piling up. I snapped at you when I had absolutely no reason to, and I’m sorry for my insensitive message.

The next time my to-do list starts to get the better of me, I’ll make sure to take a pause before responding—so I don’t take my own frustrations out on you.

Sorry once again!

Best,
Kat

解釋不宜太詳盡

有一點值得一提，就是在致欺電郵中可簡單提及你早前為何如此不禮貌，但解釋切勿過於詳細，因說得太詳盡就會令原因變成一個藉口似的，容易令人反感。其實對方收到被指責的電郵後，真的很難再設身處地體諒你的處境，他們只在意你會否為此感到歉意及會否就這態度而作出補償。

即使科技進步，但電郵仍是處於寄出了便不容易收回或刪除的狀況，所以若不慎失言，便應追加一封道歉email，哪怕就算不能完全撫平彼此間的裂痕，也可盡量減輕日後繼續合作時的尷尬感覺。

﹙資料來源：The Muse﹚

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