【Email技巧】Dear Sir/Madam已過時？　即學電郵禮貌稱呼建議

很多時候我們寫電郵，不清楚對象時就會用「To whom it may concern」但其實 「To whom it may concern」 直譯意思就是「相關的人請聽著」，一沒禮貌，二沒誠意。

禮貌地在電郵稱呼對方用詞建議：

如果不知道收件人名稱，又不想用 「To whom it may concern」，以下是各種商業工作溝通時會用到的 Email 稱呼。

不知道對象是誰，可以用

✅ Greetings,

如果是向公司 Email 作一般查詢（general@company.com)，不知道 Email 對象，用「Greetings」可以做到類似中文電郵開首「你好」的效果。

✅ Dear [Department / Position],

如果你知道對象所屬的部門或職位，不妨以對方的部門或職位做開首，求職者可以用「 Dear Hiring Manager」或「 Dear Human Resources Department」

如果找客戶服務，可以用「Dear Customer Service」或 「Dear Customer Service Team」

✅ Hi there,

「Hi there」可以用在非正式 Email，尤其當對象是一大群受眾，例如用於電子報，Outreach Email及其他 Mass Email，如果正在用 Mail Merge 或其他 Mass Email 系統尤其好用，至少不會擔心錯稱謂。

最好不要用

❌ Dear Sir or Madam,

「 Dear Sir or Madam」算是過時的稱謂了，現在幾乎沒有人在用，因為這稱謂給人一種太正式及僵硬的感覺，不適合一般語境之餘，亦令人覺得沒有誠意，因為你連查一下對方的稱呼或所屬部門也懶得做。

❌ To Whom It May Concern,

「To whom it may concern」 直譯意思就是「相關的人請聽著」，一沒禮貌，二沒誠意。這個稱謂如用於一般查詢也還好，千萬不要用在求職 Email！你可以用 「Dear Hiring Manager」或「Dear [Company] Team] 。

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知道對象是誰，可以用

✅ Hi [Name],

除了最正式 Email，這個 Email 開首可用於一般商業溝通，同事間、跨部門或一般查詢也可以，外資公司溝通最通「Hi [Name]」這個稱呼。

✅ Dear [Name],

「Dear [Name]」較 「Hi [Name]」感覺生硬，但最安全，適用於所有正式 Email 溝通，可用於個人或部門對象，例如「Dear Sophia」或「Dear Human Resources Department」。

注意：如果不清楚 Email 對象性別，最好使用全名，例如「Dear Taylor Water」，不要用 「Dear Ms. Water」或 「Dear Mr. Water」 搞錯人家性別可是非常尷尬。

如果情況允許還是用 「Dear [First Name ]」吧。

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