【Email Template】最怕老闆詐儍扮懵？　學寫確認電郵保障自己！

跟其他部門商討過工作範疇後，你可能覺得口頭交代已經沒問題，不過雖口頭承諾確是有法律效力，但難免上司或同事使出卸膞大招：「我冇印象我有咁講過！」，所以還是在每次會議後，以白紙黑字寫封確認電郵﹙confirmation email﹚，確保雙方都清楚了解工作內容，並留下憑證，保障自己。

經過磨滅意志的冗長會議後，大家的腦袋都混沌一片，踏出會議室尤如重獲新生，過一段時間後，更會對會議內容的記憶減掉一半。同事理解錯誤？上司忘記自己說過？然後說你才是做錯的一個？明明自己將工作內容記得清清楚楚，卻被屈做錯事，真的十分冤屈。雖然以書面形式寫下工作內容，比口頭交代來得有壓力，但寫下確認電郵，其實是保護自己免食死貓的方法。

或許你會覺得跟上司、同事心中有個「信」字，不用事事白紙黑字的記低吧。不如先做一個測試，了解一下自己的取態：

需要白紙黑字記錄嗎？（按圖了解）：

其實上述三個心態，希望大家都覺得是錯。不是叫你完全別相信自己的上司或同事，但人的腦有時總有錯漏，記不到所有細節，所以，所有事都應白紙黑字寫下，避免自己負上不必要的責任。

有關你的工作的所有事情都應該以書面形式記下，為甚麼？按圖了解。

其實現時whatsapp、email及各類短訊方法，都主要採用文字為溝通方式，每次討論後都留有紀錄，為工作內容留下線索及承諾，大家千萬別怕麻煩，以文字交代清楚。

確認電郵﹙confirmation email﹚的範例：

Hi (boss’s name),
I just wanted to let you know how excited I am about our conversation earlier today. I am looking forward to having the bigger cubicle space by the end of this month. I am copying (so-and-so) on this message, so they will be prepared to help with the move, if necessary. I’ve assigned a follow-up flag to this message to ensure everything goes smoothly on the scheduled date of April 29, 2018. Thanks again for making this happen.

恭喜你，你已經為完成記錄是次對話的確實日期！雖然電子郵件和短訊不是正式的合同，但它們是有效的書面溝通形式，而且它有着持久的力量，並可減少同事間為此對話發生爭執的機會。

即使你很相信那個答應會升你職或工作上合作的人，又或是你覺得上司、同事之的承諾與確實執行工作之間沒有關係，但你不知道何時這些對話會成為決定性的紀錄，所以為保障自己與對方，還是把重要的承諾與協調都用電郵寫下來，寄給相關的每一位吧。

﹙資料來源：Ladders﹚

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