【Email技巧】不想對方已讀不回？　5大建議助提升電郵吸引力

無人喜歡收到連閱價值都不沒有的垃圾郵件，然而可曾想過，如自己沒好好想清楚便撰寫Email，其實也可能製造出一封令人不欲閱讀及回覆的電郵呢？以下五個注意事項，應能改善你撰寫電郵的技巧。

每天的工作有三分二時間都在檢查電郵、寫電郵、覆電郵，而收件箱中總會看到一定數量的垃圾郵件，當中除了是用作宣傳的真．垃圾郵件外，還有很多意思不明、滿載廢話的工作郵件！多看幾封後，心裏不禁大叫：「都唔知睇咗啲乜！」

其實，每個打工仔都有需要撰寫電郵的機會，將心比己，你也不想自己成為製造垃圾郵件的一位吧！不想成為製造垃圾的源頭，就得學習撰寫言之有物的電郵。寫電郵前，先問自己以下五個問題，撰寫目標明確，亦要確保行文準確清晰，就可以減低別人無視郵件的機會。

1.為什麼要開啟這封郵件？

電郵的標題就有如電話的來電顯示，直接決定了這封電郵會被回應或是被無視。標題要清晰到位，讓收件人一看便知道這封電郵的來意及預計到電郵的內容。

如果你需要對方於某個特定時間點前給予回覆，不要在電郵最後才提出，你的標題可以標明：「Reply by Tuesday: notes from today’s meeting﹙星期二回覆：今天的會議記錄﹚」不要寫輕鬆地以「Hey」作起首。

如果你在申請某職位，那請在標題上用上關鍵字，如職位名稱或你的經驗來突出自己，如：「Community Manager With 4 Years of Experience﹙擁有4年經驗的社區經理﹚」簡短又容易閱讀。

2.你是誰？

如果你是第一次給對方寄電郵，例如招聘經理、你在某活動見過但沒正式交談的人等，並希望盡建立關係，你要找到共同點。例如，你要向一間公司寄出一封查詢freelance工作機會的電郵，也知道創辦人與你是讀同一所大學的話，你可以將「XXX alum﹙XXX學校舊生﹚」放到標題或電郵中的第一句，這樣令你與其他求職者不同，但當然，這都得看看收件人是否接受這一套做法。

當然，在尋找共同點時盡量要找不令人反感的共同點，如學校、共同朋友或興趣等，讓對方覺得你是一個值得聯繫的人。

3.你需要什麼？

標題寫了的主旨，那在內文就可詳盡解說你想交代的內容吧……不，仍未可能，因你仍需要用一至兩句說話簡潔及準確地說出你的要求和指示。如果你覺得對方需要更多的指示，可以於用電郵簡短聯絡後，再藉見面或透過電話進行詳盡的解說。

因為你與對方未曾見面或交談，所以真實的對話會比較清楚，你可以用電郵邀請對方進行一個咖啡會議，但討論細節及詳情則可以在會議上才表明。

4.有價值的交換

應該將電郵視為一項交易，你希望從對方中得到的幫助，她應該同時都覺得自己受益。工作中，我們都在尋求同事、經理或客戶的認可，怎樣可以令你對他們的要求，變成連對方都可以受惠的一項提議呢？你可以這樣寫：「this may help present your ideas more clearly﹙這可有助你更清楚地表達你的想法。」或「customer feedback shows that they are looking for solutions like these﹙客戶的意見反映表示他們正在尋求你提出的解決方法。﹚

5.你會欣賞嗎？

坦白講，每天電郵信箱都會收到很多公式化的電郵，讓你寄出的電郵多一點人味或人性，就可以脫穎而出了。無論你是給同事寄電郵或寄給第一次聯絡的人，你在請求對方用時間閱讀你的電郵，有時更要對方出手幫助，怎樣也好，你都應該欣賞對方為出付出了時間，所以可以在電郵文末加上一句Thank you或Sincerely﹙知道名字的人可用Sincerely，不知道名字的人則用Faithfully﹚以表示你的感謝。

每次發送前都問自己以上五個問題，是否每一點都做足了？有甚麼可以改進？學習寫電郵的禮儀都是增進自己溝通技巧的一環，能好好地表達自己又能照顧對方感受，這就真真正正的學滿師了。

﹙資料來源：The Muse﹚

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