【職場技巧】過度依賴淪為病態　Excel病惡果：試算表變垃圾筒…

有一個歷史相當悠久的軟件，簡單易學，能滿足大多數人對電腦運算能力、資料處理的需要，除了最初的設計用途，如今被濫用在很多不同用途上， 聰明的你，應該知道我想說的就是試算表（Spreadsheet），其中最多人用的當然就是Microsoft Excel。

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撰文：Tecky Academy

乍看之下，Excel與Word及Powerpoint分別不大，都是作為Microsoft Office三大常用軟件，但其實有很大分別： Word最適合的當然是撰寫文件，寫學術論文、鱔稿，或是一封簡單的辭職信，使用Word都是最適合不過的。 Powerpoint則是作簡報才有， 間中亦有一些人用來作其他用途（例如繪圖動畫），但絕大多數人，如果不是要做簡報的話，決不會無故使用Powerpoint。

Excel與上兩者不同在於，任何一個不諳編程的普通用家，只要有任何儲存結構式資料（structured data），或者有任何計算需要，第一時間浮進腦海的必然是Excel。Excel最初設計為試算表，本用作數據分析、數字計算，作簡單圖表而已。但隨着大眾對儲存結構式資料的需求提升，Excel竟然出人意表地多了許多用途： 項目計劃管理、時間表製訂、公司零用錢管理、公司倉儲管理等等，總之任何可以寫成一個表（Table）的資料，大家都自然會將資料放到Excel裏面去。我遇過最為誇張的情況，是用Excel作為資料庫遷移（Database Migration）的管理，也就是用Excel 做一個資料庫，來為資料庫儲存資料，相當滑稽。

問題來了，Excel不是為了作為資料庫而設計，而大家將Excel用成了資料庫，然後連微軟自家推出的Access也不敵敗走，難道不是証明Excel非常適合作為資料庫使用嗎？

其實不然，亂用Excel的，往往都發展出一套機構外的人，那些人無法理解的資料處理方式。資料庫儲存資料，是以有系統及方便讀取為前題，胡亂將所有資料都放到一個Excel檔案中，充其量只是製造了一個資料垃圾筒。

有些公司用Excel用上了癮，萬事萬物皆用Excel解決，這種情況，我會稱之為Excel病（Excel Syndrome）。

Excel病的特徵，在於相信所有問題都可以用加一個Excel去解決。

想知道你工作的地方有Excel病嗎？如果每一次解決問題的方法，都包括了加一個Excel檔案的話，很不幸，你工作的地方已罹患Excel病！

Excel病的影響（按圖了解）：

治療Excel病

治療Excel病是一個長期的過程，Excel的方便往往令大家抵受不住誘惑，又重新將資料放進Excel中。要徹底根治Excel病，在於接受Excel是一個試算表，最適合依然是數據分析、數字計算，作簡單圖表。

1. 要做項目計劃管理，請用Jira、Trello、或Monday等專用項目管理軟件。

2. 要做時間表製訂，請用Google Calendar等月曆軟件。

3. 要做公司零用錢管理及倉儲管理，請用專業會計軟件如Xero或Zoho等。

4. 要做數據庫遷移、要寫代碼，請用Git管理。

祝大家早日康復！

【編按：文章題目為編輯所擬，原題為「有一種病叫Excel病」​】

（文章純屬作者意見，不代表香港01立場。）