會議冗長生產力低　變相OT打工仔閉翳　主因歸於開會無方向？

正當你埋頭苦幹，努力為客人改寫eDM_final_V20的時候，電腦桌面忽然彈出一個小視窗：「距離開會時間尚餘15分鐘」。你只得快馬加鞭，因為你明白開會隨時花上2個小時，不把握這15分鐘把V20扔給客戶，後果只有一個：就是OT！

認為開會是浪費時間，甚至因開會而得加班等狀況，可謂是一項「全球性」的職場問題，但如比較香港與其他地區打工仔對開會的態度，便會發現我們在這方面說不定已比別人「落後」。通訊解決方案供應商ShoreTel早前進行了一項調查並訪問了500位香港、新加坡和澳洲的上班族，發現香港打工仔對會議的生產力（productivity）評分是三地之中最低，只有2.66分（4分最高）。說得仔細一點，就是有超過3分1的香港打工仔認為開會是「完全沒用」或只是「略有用途」，亦僅有11%受訪者認為會議的生產力是「非常高」，換句話說，即有差不多9成打工仔認為開會的生產力是很低！

【員工福利】捐血行善兼換有薪假期！　KKday員工：有假唔會嫌多 （按此進入）

生產力低的意思，不僅指會議進程與所得成果不合符經濟效益，更是代表開會浪費掉大家正常的辦公時間。據上述調查結果所指，原來有30%香港打工仔表示自己曾試過「只有部分時間是投入在會議中」，皆因他們得抽空處理包括查閱電子郵件及收發短訊等工作（亦有16%員工會因私人事務而分心），倘若閣下被冗長會議拖慢工作進度？別苦惱，OT吧！

會議亦需「減肥」

其實冗長而無效的會議就如體內累積多餘脂肪似的，美國早前亦有一類近的調查，指一個專業人士每個月要開60次會議，但超過90%受訪者表示在會議中發白夢，有近40%人甚至曾在會議中睡着。要幫「痴肥」的會議瘦身，美國商業暢銷書作家Ian Altman就分享了3招令會議變得有意義的心得：

1. 「傾」，not「匯報」
會議的用途是「決策」，而不是向同事匯報你上星期做過什麼，若把會議的時間縮短一半，而令員工更專注於所需討論的議題，將更顯成效。

2. Hi-Tech方法賺時間
愈近放工的時間開會，員工便愈難集中精神；同事遲到亦有可能令會議延遲召開。利用一些通訊科技，令身處不同地方的員工也能即時參與會議，便能省卻通勤和等待時間。

3. 中point，少廢話
直接篩走對會議沒貢獻的項目和資料，集中討論重要題目，並在會議最後提出關鍵決定，推進事務的發展。

【面試攻略】彩虹頭=反叛？有紋身即死？　資深HR：個性太強烈！ （按此進入）

沒agenda　如沒GPS便駕駛

另外，開會前準備不足亦是一大問題。ShoreTel的調查指有75%香港打工仔在開會前不常準備議程（agenda），顯然與新加坡的42%及澳洲的54%有段差距；有近30%人士指需要花11至15分鐘設置會議通訊設備，以1年作計算，全年便需額外多花50小時在這些準備工夫上。「若沒有預先制定議程大綱，會議便會缺乏明確方向，就像沒有GPS或地圖的公路旅行。除非你非常幸運，否則只會徒然浪費很多時間，換來一個沒有結果的會議。」ShoreTel亞太區副總裁及董事總經理Frédéric Gillant如此說，並向各位受「無效會議」之苦的打工仔提供一些建議：「預先制定議程大綱並發送至與會者，再採用可促進生產力的工具，例如使用通訊方案中的議程規劃功能吧！」

（資源來源：ShoreTel、Forbes）