【自我管理】為開會而開會、唔熄咪　7個視像會議時不應犯的錯誤

新冠肺炎令不少打工仔公司推行員工在家工作（work from home），連帶打工仔進行視像會議的機會亦增加。
在過去的幾星期中，不少打工仔因為在家工作而需要使用Zoom等網上會議工具。不過，不少人指，網上會議浪費時間兼低效率。如果你想提升網上會議的效能，不妨看看自己或同事有沒有犯以下7個錯處。

在新型肺炎疫情下，不少公司安排員工利用視像會議工具開會，希望維持企業正常運作。（Unsplash)

為了令公司在新型肺炎疫情下維持正常運作，不少企業都會使用視像會議工具開會。不過，剛開始使用Zoom等工具時，打工仔可能會覺得不適應，甚至有一些錯漏百出的情況出現，例如忘記關咪等，導致開會效率大降。

7個視像會議時不應犯的錯誤：（按圖了解）

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1.【沒有議程】

視像會議很容易脫離話題或持續太長時間，令與會者感到失去焦點或魂遊太虛。因此，在開始會議之前，一定要先制訂清晰的議程，令大家都明白當天開會的目的並保持進度。

在會議期間可以將議程以點列方式放在屏幕上，有助於組織會議內容以及預計開會花費的時間。

2.【缺少程序】

如果會議沒有設置輪流發言的流程，那麼大家很容易在無意間不斷打斷對方的說話，破壞會議的進行。

試想一想，如果開會時你一句，我一句回答問題或是評論，簡單一個議題可能要花很長時間才有結論。制定團隊成員參與的流程，由主持人指揮，讓團隊成員舉手說話，確保所有人保持專注。

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3.【沒有重點】

其中一個最令人無言的網上會議，就是集合了一眾團隊成員，但談論的話題是絕對可以用電郵取代，或是大部分內容都與大多與會者無關。

在決定開會之前，應先了解不同員工負責的工作範圍，如果當天討論的重點與他無關，便不用請他加入會議，可選用直接通話或電郵等方式解決。如果某個主題需要大量討論和計劃，那麼絕對可以進行網上會議。但是，如果只是確認某件事的情況，那麼用電話、WhatsApp、電郵交代是完全可以接受的。

4.【環境嘈吵】

一些有小孩的打工仔在家工作時，很多時候都會被孩子打斷工作。香港人屋細細，要找到一個理想的工作空間有一定難度。

不過，理想的環境對有效率的視像會議非常重要，當中包括安靜和明亮的地方，令打工仔可以集中精神工作，避免錯過通話的重點或重要的問題。如果客廳和睡房都被「佔領」，廁所可能會是一個好選擇。

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5.【多任務處理】

在視像通話時，很容易分心處理其他事情，如檢查電話、回覆電郵等，這些事情容易處理，而且不耗時，不過，在那短短幾秒至幾分鐘之間，你的注意力完全轉移開去，有機會錯過會議的重點，影響團隊的進度。

6.【一直開咪】

不說話時保持麥克風打開會分散其他與會者的注意力，尤其是當每個人都在同時講話。你可能以為自己打電話時沒有背景雜音，但是麥克風收音能力很高，在很多情況下，別人會聽到來自不同背景的雜音，令人非常煩躁。

7.【不投入】

有些人在視像會議時總是完全不在狀態，雙目呆滯，又不會提出問題及發表意見，令與會者及發言者感到不受尊重。

如果你想增加投入度，可以嘗試在開會的過程中抄寫筆記，方便在之後的討論作參考，以及提醒自己討論的重點和問題。

（資料來源：Ladders）

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