【Adobe教學】合併檔案、刪除分頁 10個整理PDF常用小技巧
PDF格式的檔案在職場很常用，很多打工仔亦會使用Adobe的Document Cloud處理文書工作，但再是普及，很多人還是不熟悉整理pdf檔案的方法。想更有效率地使用pdf檔案，不妨參考Adobe香港及台灣區高級數碼媒體技術工程顧問所提供的10個技巧。
撰文：Ernest Wong
有讀者問我，可否教一些日常會用到的PDF小技巧，讓他們工作時更得心應手？大家都不難發現，Adobe Document Cloud 的功能很強大，但大家日常只懂應用部分功能，有時候忘記又要上網看教程。倒不如我現在介紹一些PDF的常用小技巧，讓大家趁著年初溫故知新。
大多公司推出新產品後，會隨即舉行一連串的宣傳活動，及後或許需整理至少一份報告，供上司了解目前的情況，以預備下一輪的宣傳活動，或者及時調整宣傳策略。在製作報告的過程中，便有機會用上一些基本的PDF功能，展示項目現階段的成果。
這次我們介紹的工具，使用方法比較簡單，主要集中在Adobe Acrobat Pro DC工具欄目的上方：
是次教授的10個小技巧分別是：
1. 合併檔案2. 分割PDF
3. 排列PDF
4. 刪除PDF部分頁面
5. 壓縮PDF
6. 旋轉PDF
7. 將PDF轉換成其他檔案格式
8. 將其他檔案格式轉換成PDF
9. 在PDF插入頁碼
10. 搜尋及取代PDF文字
1. 合併檔案
經過資料搜集後，有時候需要將幾個不同來源的PDF檔案合併在一起，這時需要使用「合併檔案」工具。
Step 1：按下「合併檔案」下新增旁邊的箭嘴按鈕，選擇開啟。
Step 2：按下按鈕或者將檔案拖放到這裡，以新增檔案。
Step 3：用家可以按 符號可展開頁面、按垃圾桶刪除檔案，或者按放大鏡放大頁面查看PDF內容；
Step 4：亦可使用滑鼠拖放檔案至合適位置，完成後按「合拼」按鈕，在左上角的「檔案」位置選擇儲存或另存新檔。
2. 分割PDF
如遇文件頁數太多，擔心傳送速度太慢或者傳送失敗，可以分割檔案後再存檔。
Step 1：按下「組織頁面」下新增旁邊的箭嘴按鈕，選擇開啟。
Step 2：按下按鈕選取檔案後打開
Step 3：在「分割」的欄目下，按需要選擇分割的形式，如果你想將每頁獨立成一個PDF檔案，就應選擇「頁數」、「1頁面」，按「分割」後便完成
Step 4：如果選擇「2頁面」，就是每2個頁面分拆成一個檔案
3. 排列PDF
製作報告時，或許需按頁面內容重新排列頁面次序，這時使用滑鼠拖放非常方便。
Step 1：按下「組織頁面」下新增旁邊的箭嘴按鈕，選擇開啟
Step 2：按下按鈕選取檔案後打開
Step 3：使用滑鼠拖放頁面至合適位置，完成後在「檔案」位置選擇儲存或另存新檔。
4. 刪除PDF部分頁面
因應需要，或需刪除部分不再適用的頁面，按垃圾桶或鍵盤上的 Delete 鍵就完成。
Step 1：按下「組織頁面」下新增旁邊的箭嘴按鈕，選擇開啟
Step 2：按下按鈕選取檔案後打開。
Step 3：按下垃圾桶或者鍵盤上的 Delete 鍵，以刪除不適用的頁面，完成後在「檔案」位置選擇儲存或另存新檔
5. 壓縮PDF
如報告使用的圖片數量較多，有機會導致PDF體積過大，不利保存或傳送，這時可嘗試使用「最佳化PDF」壓縮PDF。通過這項功能，筆者曾經成功將一本23.4MB 的電子書，壓縮至 6.31 MB，雖然不再屬非常高清的PDF檔案，但用於存檔絕對沒有問題。
Step 1：按下「最佳化PDF」下新增旁邊的箭嘴按鈕，選擇開啟。
Step 2：按下「最佳化選擇的頁面」，然後在彈出的對話框中按「確定」，完成後在「檔案」位置選擇儲存或另存新檔。
6. 旋轉PDF
有時處理來源不同的PDF檔案，或者掃描時不小心選錯了方向，都可使用旋轉功能解決。
Step 1：按下「組織頁面」下新增旁邊的箭嘴按鈕，選擇開啟。
Step 2：按下按鈕選取檔案，然後打開檔案。
Step 3：點選方向錯誤的頁面，按旋轉箭嘴以改變頁面方向，完成後在「檔案」位置選擇儲存或另存新檔。
7. 將PDF轉換成其他檔案格式
雖然不少報告的最終定稿都會以PDF格式儲存，但有時上司或客戶也有機會要求使用其他檔案格式，這時就可使用「轉存PDF」的功能。
Step 1：按下「轉存PDF」下新增旁邊的箭嘴按鈕，選擇開啟。
Step 2：選擇需要轉存的格式，例如常用的JPEG影像、Microsoft Word、Powerpoint等格式，然後按下按鈕轉存。選擇需要另存新檔的位置，除了「我的電腦」和「Document Cloud」，亦可在「新增賬戶」位置選擇其他較常用的雲端儲存空間。完成後按儲存。
8. 將其他檔案格式轉換成PDF
我們亦有機會接收到其他檔案格式，例如JPEG或Word檔等，這裡有個快捷的方法，可以把多個檔案同時通通變為PDF格式，方便後續處理。
Step 1：按下「建立 PDF」下新增旁邊的箭嘴按鈕，選擇開啟。
Step 2：選擇從單一檔案、多個檔案、掃描器等來源選取檔案，按下按鈕轉換為PDF檔案。完成後按儲存或另存新檔。
9. 在PDF插入頁碼
要讓PDF看起來整齊又專業，除了按內容排列次序，亦可按需要重新編排頁碼，這樣才容易參照或查找。這裡有多個插入頁碼的選項，用家有需要甚至可以為頁碼自訂格式。
Step 1：按下「編輯PDF」下新增旁邊的箭嘴按鈕，選擇開啟。
Step 2：按下按鈕選取檔案，然後打開檔案。
Step 3：按「頁碼和日期格式(U)...」，在彈出的對話框中選擇日期及頁碼格式，然後按「確定」。
Step 4：選擇字型、大小、顏色及自訂頁邊距離等，然後在需要插入頁碼及日期的相應位置，點選「插入頁碼」或「插入日期」，隨即可在下方預覽每一頁頁首及頁尾的效果，完成後按確定。
10. 搜尋及取代PDF文字
在製作報告的過程中，你可能想需要搜尋某些關鍵字，例如活動名稱、產品型號、產品名稱等。如在最終的PDF稿件中發現少量錯別字或者想要取代某些文字，可以使用搜尋及取代PDF文字快速地解決。
Step 1：按下「編輯PDF」下新增旁邊的箭嘴按鈕，選擇開啟。
Step 2：按下按鈕選取檔案，然後打開檔案。
Step 3：按上方的放大鏡，然後在對話框的尋找位置輸入需要搜尋的文字，例如「世界」，然後按「下一個」，隨即可以找到文中的「世界」。用家亦可以選擇取代PDF的某些文字，例如在「尋找」輸入「世界」，在「取代為」輸入「天地」，隨即可以「天地」取代「世界」。如有需要，還可在右邊的格式位置選擇所需的格式。完成後在「檔案」位置選擇儲存或另存新檔。
Acrobat DC現在已經非常方便用家，除了直觀的界面，基本功能只需經過幾項設定就能完成。下次我會介紹一下，如果你已經離開辦公室，在戶外或客戶的辦公室發現PDF檔案有錯漏又可如何救亡。
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