【Email Template】趕住倒數　但仲有電郵未覆？　3句說話拖住先

要令email收件箱保持「零封未閱」的狀態似乎是沒可能的事，尤其臨近年尾收爐，電郵仍是源源不絕，覆極都未覆完，可以點算好？怎樣可以快速又有禮貌地告知對方遲一點才可以回覆他們？
學定3句旁身，為自己爭取多一點時間！

每在放假前設定一個 OOO （Out Of Office）的自動回覆系統，是辦公的一種常識吧，不過若然對方收到這類自動回覆系統的電郵時，他們或會感到疑惑，不知你是確實收到了他的電郵沒有，又不清楚你會否對這封電郵走漏了眼，更不知你會在何時回覆……簡單來說，對是什麼具體答案都沒有。

為了令對方安心，又顯示自己的工作有交帶，打工仔嘗試使用下以三句說話作回覆，為自己稍為爭取多一點回覆的時間。

1.管理期望的重要性

I’ll be in touch in approximately [time frame].

﹙我大約會在［之後某特定時間］與你保持聯繫。﹚

管理對方的期望其實很重要。同樣是要留待下星期才回覆人家，但如果你沒通知別人要等一星期，而要待自己完成了手頭上的事務後才給予回覆，這會令對方覺得你將他放在優先次序較後的位置，因而對你的印象分大減。但若你收到email後，即使未能詳細了解內容，卻立即回覆，讓對方了解所需等待的時間，在其他工作安排上亦可以配合。

你可以設訂一個確實能給予答覆的日期，例如一星期後。而若你能早過這個日期回覆，如提早兩日便能回覆，那你給予人的印象是「本需要一星期後回覆，但早了兩天的人」，而不是那個「遲了五天才回覆的人」。

2.讓對方知道你的難處

Sorry, I’m pushing up against a deadline.

﹙不好意思，我在趕死線。﹚

當你需要多一點時間才能回覆人家，那對方一定想知道原因。假設對方想你盡快回覆，你卻回答一句：「不行。」這會是多麼的沒禮貌。你應該讓對方試着了解你現在所面對的困難及處境，例如你正在開會、正在為某個項目趕死線、或你在處理其他緊急事項等。

對方會因此而同情你的境況，亦很欣賞你在百忙之中都能抽到一點時間來回覆他幾句，並感到你並不是故意忽略他，只是你需要多一點時間才可以全神貫注處理他的需求。對方亦可能因此而替你打氣，而不是過幾日又寄你一個電郵來催促及責怪。

3.無能為力

I’d like to run that by a colleague who’s out of the office.

﹙我需要另一個同事協助處理，但他卻不在公司。﹚

當公司正在處理一些大項目時，卻有很多同事都不在公司好幾天（例如在年末都放假了），但你在回覆人家電郵時卻要等到各個職級的上司批准才可作實，在這情況下你也確是無能為力，做不了什麼。如實讓對方知道你的處境吧，很多時候，對方都能諒解的。亦由於你已經向對方表達了你無法立即回覆，所以對方亦沒理由會強迫你立即回覆。

忙碌也好，放假也好，打工仔或未能每次都詳細回覆對方的電郵，但抽空用一、兩句說話回覆對方，想必是可行的。不要倉卒地給予錯漏百出又不完善的答覆，反而試試用以上方式回覆，令對方感到你的重視之餘，你又可以爭取一些回覆的時間，安心地先處理好自己手頭上的工作。

﹙資料參考：The Muse﹚

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