【Email Template】收到空洞、冗長電郵？ 教你四個禮貌回覆範例
一日會收多少封email？10封？20封？形形色色的email中，有的言之無物卻又長篇大論，看完只會令人一臉黑人問號，完全不知怎樣回覆才妥當！但你又不能已讀不回，這時可以怎樣做才好？
看完一大段冗長卻又內容空泛的電郵，對方又沒有明確發問或請求你做甚麼，其實是甚麼意思呀？一天已經要面對太多問題，別苦了自己浪費時間在猜度對方的心意上。
這時請記住一個重點：將問題拋回給對方。
讓他好好想想自己寄email的重點是甚麼，好好理清自己的思緒。以下歸納了4款常見的煩人email類型，然後逐招向你拆解！
1. 漫無目的類
這類email最容易令人扯火！因為內容通常很長兼很多細節，還有，這類漫無目的又沒有明確提問及指示的email常常欠缺結構，一時講東一時講西，就如意識流一樣隨心所欲。當你讀完一次後，完全不知道對方的目的及email的主旨是甚麼，然後你深呼吸再重讀一次後，就會恍然大悟，並不是自己的理解能力有問題，而是對方的表達能力有問題，這時你可以參考以下範例回覆。
即睇範例：
Thanks so much for your email, [name]. There’s a lot to think about here. In the interest of getting back to you promptly, could you help me understand exactly what you’d like me to assist with?
2.欠缺背景資料類
有一類email是希望你可以給予意見或回答問題，但卻不會為你提供足夠的數據及資料作分析和參考。例如一句：「Can I get some thoughts on the XXX proposal﹙你可以就XXX計劃書給予一點意見嗎？﹚」哪一方面的建議？有甚麼資料？全不知曉的話，我是不是一句：「不錯。」就可以作結？收到這類email，先別動氣，亦不要比對方着急，可以嘗試以下回覆。
即睇範例：
Thanks so much for your email, [name]. Can you please give me a little more context on the situation here, and send over [the information about or data necessary to answer]? Once you send that over, I’ll be able to respond.
3.冗長列表類
這類email的點列列表分分鐘長過大減價購物的單據！內容包括行動項目、問題及評論等，通常需要花很長時間去閱讀及解答。這次的回應方式有兩種，視乎對方是否為一位有權為你分配工作的人，然而，無論對方是你的上司、客戶還是下屬，你都得先要求他為工作的次序、輕重作出分配。
即睇範例：
．﹙有權為你分配工作的人﹚
Thanks so much for your email, [name]. I’ll get started on this [this week / as soon as the new product launches / after the conference]. In the interest of getting back to you promptly, could you help me prioritize the list below? Are any of the items nice-to-have? I expect it will take me [X days/hours] to pull this together, which may delay [other project]. Let me know if you’d like me to get started sooner.
．﹙沒權為你分配工作的人﹚
Thanks so much for your email, [name]. I’ll need to get approval from [your boss or another relevant senior person’s name] to get started on this. Let me know if any of the items are nice-to-have and how you would prioritize the list below so that I can present [boss/senior person’s name] with an overview of how much time this will take to complete.
4.尋求建議但模糊不清類
這類email希望尋求別人的建議，但當對方是近乎陌生人的身份，問題又問得模稜兩可時，就算你很想回答，也可能因不太了解對方，只好打一句：「愛莫能助。」但家家有求，不如先給對方多一次機會，讓他好好構思一下要問的問題，才好好思考自己的專業能否給予意見。
即睇範例：
Hi [name], it’s nice to meet you. I’m quite busy with work at the moment, but do want to help and would be able to answer your most pressing question over email. What’s the #1 question that my background and experience can help you with?
﹙資料參考：The Muse﹚
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