Email｜別濫用縮寫、感嘆號！發電郵給老闆　3大要點一定要留意

寫email 給自己的老闆讓你感到緊張嗎？撰寫電子郵件是工作主要的溝通型式之一，可說是進入職場的必修課，因此，在每次寫信互動中，能否展現專業精神非常重要。寫得好，能夠促進彼此合作關係，留下好印象；寫得不好或忽略禮節，讓人看完不知所云，則可能使個人形象大打折扣，要是因此搞壞關係，可就得不嘗失。

主旨要一看就懂，用老闆偏好的名字、稱謂來稱呼

開始寫一封專業、得體的 email，其實並不難，第一，郵件主旨要讓人一看就懂。主旨是老闆收到郵件首先映入眼廉的訊息，因此盡可能不要使用模糊、通用性的主旨，像是「Hi」或「更新」，因為它們容易被忽略。反之，要在主旨用一句話描述信件目的、寫出關鍵詞，例如「部門月會日期更改」、「本周的排程問題」或「結案報告反饋」等，將有助於你的老闆優先處理這封信。

第二，應遵循 email 禮儀，請使用專業的問候語，並以老闆偏好的姓名或稱謂稱呼他，像是 Dear Mr. Wexler 或 Hello Robert。避免使用非正式的問候語，比方說 Hey、哈囉、和 Yo，或使用老闆名字的簡稱或綽號。此外，若 email 主旨是請求休假或延長截止日期，建議使用正式一點的問候語；發送感謝信時，則可選擇輕鬆一些或個人化的問候語。

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切忌簡寫、表情符號、過多感嘆號

在撰寫的過程中，力求使用中立、低調、合理的表述。電子郵件溝通的挑戰之一，是難以傳達訊息中的語氣和背景，而使得你可能無意間聽起來粗魯或具攻擊性，或者誤解老闆的意思；要避免這些問題，應適時留意你的措辭和標點符號，並使用修飾語來表達。

比方說，你可以使用請、謝謝或感激等詞彙，來表達禮貌和謝意，或使用抱歉、遺憾等詞來表達道歉或壞消息。你也可以使用感嘆號、問號或省略號等標點符號，來表示興奮、好奇或猶豫。

不過要注意的是，要避免使用過多感嘆號，因為那會顯得不夠成熟；也要避免使用簡寫、表情符號，例如 4u、2day 這樣的縮寫，或在句尾添加笑臉符號；要使用完整、通順的句子來顯現專業。寄信之前，也要記得仔細校對郵件內容，抓出錯誤或補足缺少的訊息，包括檢查收件人、附件或密件副本等，確保你的郵件內容無誤、寄給正確的人。

商量問題時提供解方，請求時採非命令式表達

寫 email 和老闆商量某個問題，最好直接切入主題，不拖泥帶水。如果那個問題困擾你許久、遲遲解決不了，甚至影響你的工作，那麼可以先跟老闆概述大致狀況，例如你做了甚麼努力，以及為甚麼沒有成功。同時也別忘記清晰、具體地提出解決方案，並拿出實例來支持你的論點，讓老闆安心，尤其當你的解決方案會耗費時間或成本的時候，這麼做會特別有幫助。

如果寫 email 給老闆是為了請求某件事，這時除了清晰、禮貌的說明問題外，要小心避免「你要不要」或「你能否」開頭的句子，因為可能會給對方壓迫感；改用像是「你可以」或「是否可能」這樣的請求，是比較令人感到尊重的方式。此外，也可以提供基本時程表。比方你需要延長交稿期限，那麼你可以這樣說：「我這星期遇到了緊急狀況，無法在明天交出文章，如果我在這周五下班前前交稿可以嗎？」

最後，如果你的 email 是緊急、有時效性的需求，但是老闆沒有回信，這個時候最有效的做法，就是打電話給他，或是直接到辦公室找他，不需要再寄信；如果 email 是不緊急的事，等了一個禮拜老闆沒有回信，此時你可以再發送一封跟進郵件，在主旨及郵件開頭重申你的重點內容，例如「周五前必須批准的專案預算」、「周二必須在附件上簽字」提醒老闆回覆。

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