【Excel教學】善用SUM函數、貼上功能　即學8大試算表計加數方法

Microsoft Office的Excel試算表能利用各式各樣的函數公式運算及整理資料，實在易學難精。一切從最基本開始，不如先從計算加數學起，看看Excel試算表中最常用的8個計算加數方法是怎樣使用。

早前才有網民分享「公司太子爺不懂用Excel計算加減數」的趣事，但其實不只是太子爺吧，很多人都可能對如何使用Excel計算加數的方法一知半解。

以下所介紹的加總8招，有的非常簡單易用，有的則需要大家對函數公式有基本了解，大家不妨在日常多嘗試多練習，甚至bookmark本文章，以在日後隨時作參考吧！

1. 直接輸入算式

最簡單直接計算加數的方法，就是在儲存格上直接輸入加數算式，例如是計算 「1+1」，只需輸入「=1+1」，儲存格便會自動計算出答案為「2」。

以上述例子作參考，若要計算每月用於購買衛生產品的開支，可在空白的儲存格上輸入「=500+300+200+300+200+100+100」，試算表便會自動計算出答案為「1700」。

2. SUM函數公式

SUM函數公式可說是最基本及打工仔最常用Excel試算表函數公式，大家只需在儲存格上輸入「=SUM（儲存格1:儲存格2）」，便可將多個連接着的儲存格的數值加起來，計算出答案。

如上述例子般，使用 (1) 的方法有點麻煩，用SUM函數便方便很多，只要在空白儲存格上輸入「=SUM(D3:D9)」，試算表亦一樣會自動計算出答案為「1700」。

3. 「選擇性貼上」加法

「貼上」功能等於「Ctrl V」？其實它的功能遠不止與搬字過紙的，例如使用它的「選擇性貼上」功能，就能計算簡式的數學。

以上述例子來說，假設公司買入一定數量的衛生用品之餘，老細也在期間以個人名義每月資助一些用品，你需計算公司在過去半年衛生用品的總存量，便可先把「購入數量」複製至空白的儲存格，然後：複製要計算加總的儲存格 > 選擇要加總的儲存格並按滑鼠右鍵 > 選擇性貼上 > 於「運算」一項選擇「加」，這樣試算表便會自動將「老細贊助」的數值加在指定的儲存格內，答案就是「300」。

4. 自動加總

「自動加總」功能其實就是用極快方式輸入SUM函數公式，大家可在試算表的右上方找到「自動加總」按鈕，或是在選取需計算的儲存格後同時按「Alt」鍵及「=」鍵，便可在空格計算出答案。

例如要計算半年來購買每項衛生用品的總開支，便可先選擇所需計算的儲存格及鄰旁的一列空白儲存格，然後按Excel試算表右上方的「自動加總」（或「Alt + =」建），試算表便會自動計算出答案。

5. SUMIF函數

要在大量的儲存格中按一個條件揀選指定的儲存格作計算，可用上SUMIF函數公式（單條件求和函數公式）。

例如，你只想計算在一月時，向公司A購買產品總共用了多少錢，便可在空白的儲存格輸入「=SUMIF(B3:B9,”公司A’,D3:D9)」的函數公式，這樣試算表便只會拿取一月（D欄）內「公司A」的數值計算，答案是「1200」。

6. SUMIFS函數

如要在大量的儲存格中按多個條件揀選指定的儲存格計算，便要用到SUMIFS函數公式（多條件加總函數公式）。

例如，你這次要計算在一月時，向公司A購買品牌X產品總共用了多少錢，便可在空白的儲存格輸入「=SUMIFS(D3:D9,B3:B9,”公司A”,C3:C9,”品牌X”)」，這樣試算表便只會拿取一月（D欄）內符合「公司A」及「品牌X」的數值計算，而答案就是「600」。

7. SUMPRODUCT函數

假設要在試算表上在加數及乘數混同計算，便可能會用上SUMPRODUCT函數公式（特別是在計算與百份比相關的算式時）。

如上述例如，當公司在購買兩個月衛生用品後，接下來4個月都獲得8折優惠，那你在計算半年來的總開支時，便可輸入「=SUMPRODUCT(D3:I3,D11:I11)」，這樣試算表便會將原本的價錢（D3至I3的數值）乘以「折扣」（即D11至I11的數值），然後再計算加總答案，結果就得出在半年以來，用在購買公司A品牌X產品的開支且獲折扣後，總用了「2340」元。

8. 3D SUM

若想為跨頁的儲存格計算加數，自然會使用3D SUM這一招（其實輸入的函數都是SUM）。大家只需輸入「=SUM(分頁:分頁!各分頁要加總的儲存格)」，便可跨頁地將指定儲存格的數值計算總和。

如例子般，當分頁OfficeA、OfficeB、OfficeC都已計算出半年來的衛生用品總開支（儲存格M11）後，便可開設新分頁（這裏名為Total），然後在空白的儲存格輸入「=SUM(OfficeA:OfficeB!M11)」，這樣便可將3個分頁同一位置儲存格的數值加起來，並呈現於Total這分頁內。

先從基本學起

要在Excel試算表上計算加數的方式其實還有更多，不過那些進階版的方式相對地複雜，在大家功力未夠深厚前，不如先從熟用這8招入手。要掌握Excel試算表函數公式，最重要是理解每個部份的意思及輸入次序，否則望着這些似懂非懂的公式時，實會教人大感頭痛。

若然擔心看一次記不來，那就bookmark本文，待有需要時重溫及參考吧！

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