【Email技巧】感嘆號勿亂用、避免太幽默　10大貼士保持專業形象

電郵是打工仔常用的工作工具，特別是早前在家工作期間，用Email溝通的次數會比以往更多。
雖然大家日日都會用電郵，不過，你可能一直不知道正確的電郵禮節規則，而這些錯誤或會影響你的專業形象，甚至帶來其他後果。

職業教練兼《商業禮節要點》一書的作者Barbara Pachter在其書中概述了使用電郵溝通時的基本規則和禮節，如果想在職場人際方面加分，不妨參考以下10個建議。

10個電郵禮儀潛規則（按圖了解）：

1.　主旨清晰直接

人們經常根據電郵主旨來決定是否打開電子郵件，因此，清晰易明的主旨可以令收件者立即明瞭電郵目的。一個好的主旨示例例如，「會議日期已更改」、「有關演講稿的問題」、「A方案提議」等。

2.　使用專業的電郵地址

如果你在公司工作，自然使用公司的電郵地址。但是，如果你是自僱人士，或因其他原因使用個人電郵，便要小心選擇一個大方得體的電郵地址，避免太私人或幼稚的名稱，例如「 babygirl @ ...」、「beerlover @ ...」等。

3.　使用正式的問候語

不要使用太隨意的口語，如「Hey you guys」（嗨，大家好）、「Yo（嗨）」或「Hi folks（ 嗨，夥伴們）」等。Hey和Yo是一種非常非正式的稱呼，通常不應在工作場所使用。請改用Hi （你好）或 Hello（你好）。

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4.　謹慎使用感嘆號

如果選擇在電郵中使用感嘆號加強語氣，不應使用多於一個。如果常常使用大量感嘆號，會給人過於情緒化或不成熟的印象。

5.　不用太幽默

沒有正確的語調或面部表情的配合，人們容易對幽默的文字產生誤解。在專業交流中，除非對收件人很了解，否則最好不要讓電郵內容充滿幽默感。此外，你認為有趣的事情可能對其他人而且一點也不有趣，甚至有冒犯的意味。

6.　回覆寄錯的電郵

回覆所有寄給我們的電郵非常困難，不過，如果對方急需回覆，而且與你在同一間公司或在相同行業工作，那便可以幫他一個忙，提醒他發送給正確的收件人。這樣做要花一點額外的時間，但可以提升個人形象。

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7.校對每封電郵

電郵內容或拼寫出錯，輕則被人在背後取笑，重則令人誤解意思或認為你處事不認真。除了使用拼寫檢查外，在發送電郵之前，請重讀幾次內容，盡量減少出錯。曾有主管打算寫Sorry for the inconvenience （抱歉給您帶來的不便），但最後寫成Sorry for the incontinence（抱歉尿失禁）。

8.　選用易於閱讀的字體

商務通信的基本原則是電郵應令他人易於閱讀。最好使用10或12大小以及易於閱讀的字體，例如Arial、Calibri或Times New Roman。至於顏色，黑色是最安全的選擇。

9.　不要寫任何不想讓所有人看到的東西

電子郵件很容易轉發，在寫電郵前，假設其他人都會看到你寫的東西，因此不要寫任何你不想讓所有人看到的東西，例如任何對你的形象有影響或是說他人閒話等。

10.　最後才加電郵地址

不少人都試過在完成電郵前不小心意外發送出去，因此，不論是撰寫或即回覆郵件時，也要先謹慎地刪除收件人的地址，並在確定已準備好發送郵件時才加入它。

（資料來源：Ladders）

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