如何使用Gmail安排會議行事曆？能同步回信給寄件方減少來回切換

近日 Google 為 Gmail 郵件推出全新預約時間表功能，讓使用者可以在郵件撰寫介面中安排會議或採訪等活動時間，不需要單獨打開 Google 行事曆，也不需要安裝額外的外掛程式，直接透過 Gmail 就能提出雙方都有空的時段。

最棒的是，預約介面還提供多個時間段給對方挑選，對方只要按一下即可接受你建議的時間，系統也會將該預約行程自動加入個人 Google 日曆，同步回信給寄件方，減少來回切換的麻煩，大幅提高工作效率。

應用步驟

步驟 1：開啟 Gmail 後選擇「撰寫」，接著在撰寫介面下方點選「⋯」更多選項，並選擇「插入會議時間–提出你有空的時段」。

步驟 2. 再來 Gmail 右方會出現可以挑選時間的行事曆畫面，可以先選擇方便的「日期」。

步驟 3：接著從中圈選「有空的時段」後，再選擇預估「會議總時長」。

步驟 4：若要加入其他日期則可下滑到預約介面下方，點選「新增日期」。

步驟 5：在跳出的日曆中點選日期。

步驟 6：下一步，圈選該日期方便的時段，完成後按「下一頁」。

步驟 7：輸入預約時間表的活動主旨，並在更多資訊加入「會議方式」，如 Google Meet 視訊、現場會議、語音會議或之後再指定。

步驟 8：假設選擇現場會議，則可於新增說明欄位加入地點，若選擇電話會議則可將電話號碼填寫至說明欄，完成後按下「新增到電子郵件」。

步驟 9：這時候就可以看到預約時間方塊被插入至電子郵件中，最後按下「傳送」。

步驟 10：收件人收到郵件後，挑選自己適合的時段並直接點擊郵件中的預約時間表。

步驟 11：這時系統會自動跳轉至 Google 日曆並確認你的連絡資訊，若無誤按下「確認」即完成預約動作。

步驟 12. 最後，系統也會自動寄出活動預約時段確認信給寄件方，並將該活動或會議安排加入行事曆。

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【本文獲「T客邦」授權轉載。】