【Excel教學】10大常用試算表函數公式　熟用秒速計算及整理文件

Microsoft Office的Excel能使用不同的函數公式（formula）來處理各式各樣的數值及儲存格內容，功能比純粹用來作電子版的「格仔紙」更全面。
以下是10個打工仔工作時最常可使用到的函數公式，大家不妨把此文bookmark，方便日後隨時翻看。

用於Microsoft Office Excel儲存格的函數公式種類繁多，複雜起上來真的會令人用得頭昏腦脹，不過有些函數公式則屬入門級水平，非常方便初階用者使用。

以下10個函數公式懂靈活運用的話，應能大大提高日常的工作效率。

10大常用函數公式

1.一般總和

「SUM函數」可用於計算Excel指定範圍內的數值總和，而且無論是連接、分散還是兩者混合的儲存格，都一樣可處理。

連接儲存格數值總和：=SUM(儲存格1:儲存格2)

分散儲存格數值總和：=SUM(儲存格1,儲存格2)

連接及分散儲存格數值總和：=SUM(儲存格1:儲存格2,儲存格3,儲存格4)

當然，大家亦可使用Excel工具列的「自動加總」功能，再輸入指定儲存格或拖曳滑鼠選擇計算範圍。

2. 有條件地計算總和

有時大家不是要計算指定範圍內的所有數值，而是有所取捨的，就可以用「=SUMIF」這個的函數公式。SUMIF函數先後次序分別是「條件範圍」>「條件」>「數字範圍」：

條件總和：=SUMIF(條件範圍,”條件”,數字範圍)

以上列圖輯為例，你在個人收支預算中只想計算「經常支出」的總和，便可在空白儲存格輸入「=SUMIF(F3:F12,"經常支出",G3:G12)」，便可計算出經常支出的總和是「5,700」。

3. 一般平均值

要為大量儲存格的數值計算平均值，可使用「AVERAGE函數」的幫忙。與SUM函數一樣，它是處理連接、分散或兩者混合的儲存格數值：

連接儲存格數值平均值：=AVERAGE(儲存格1:儲存格2)

分散儲存格數值平均值：= AVERAGE (儲存格1,儲存格2)

連接及分散儲存格數值平均值：= AVERAGE (儲存格1:儲存格2,儲存格3,儲存格4)

4. 有條件地計算平均值

與「SUMIF函數」的使用方法相似，就是為指定範圍內符合要求的儲存格數值作出計算。「AVERAGEIF函數」的先後次序亦是「條件範圍」>「條件」>「數字範圍」：

條件平均值：=AVERAGEIF(條件範圍,”條件”,數字範圍)

以上列圖輯為例，若你想計算個人「經常支出」平均使用多少錢，便可在空白儲存格輸入「=AVERAGEIF(F3:F12,"經常支出",F3:F12)」，便可獲得答案為「1425」。

5. 有條件地分類

要為一列或欄的數值進行「A或B分類」，可使用IF函數公式的幫忙，相關公式是：

條件分類：=IF(儲存格="條件","符合條件之結果","不符合條件之結果"

*留意，”條件”前的「=」，是可按需要而換成「」（大於）、「=」（大於或等於）

例如，你認為$1,000以上的支出已屬大額支出，並想為「家用」這項支出分類，便可輸入「=IF(G4>=1000,"大額支出","小額支出")」，而分類結果便會顯示為「大額支出」，代表對你來說，家用是一項大額消支出。

6. 尋找最大值/最小值

要在指定範圍尋找一個最大的數值，費神「慢慢碌逐格望」真的會令人眼花，不過懂得用MAX函數就可去除這煩惱，相關的函數公式為：

在連接的儲存格中尋找最大值：=MAX(儲存格1:儲存格2)

在分散的儲存格中尋找最大值：=MAX(儲存格1,儲存格2)

在連接及分散的儲存格中尋找最大值：=MAX(儲存格1:儲存格2,儲存格3,儲存格4)

另外，如想尋找指定範圍的最小值，只要將「MAX」轉成「MIN」即可。

7. 有條件地尋找最大值/最小值

Excel並沒設有MAXIF的函數公式，不過大家仍可用列陣公式作計算。相關公式如下：

條件尋找最大值：=MAX(IF(條件範圍="條件",數值範圍))

*一定要留意的是，在輸入了這公式後，是要按「CTRL + SHIFT + ENTER」才能讓系統顯示正確答案，如只按「ENTER」，答案會變成「0」

以上列圖輯為例，當大家想了解自己在「經常支出」中最大的金額是多少時，可輸入「=MAX(IF(F3:F12="經常支出",G3:G12))」並按「CTRL + SHIFT + ENTER」，便可看到經常支出最大的金額是$3,000。

同樣地，如想尋找指定範圍的最小值，只要將「MAX」轉成「MIN」即可。

8. 統計儲存格數量

如要點算指定範圍內有多少個含數值（包括所有數字及日期資料）的儲存格，COUNT函數公式便大派用場。相關數值為：

統計儲存格數量：=COUNT(儲存格1:儲存格2)

9. 有條件地統計儲存格數量

如要在特定條件下統計指定範圍的儲存格數量，可使用COUNTIF函數公式協助，相關公式如下：

條件統計儲存格數量：=COUNTIF(條件範圍, "條件")

以上列圖輯為例，若你想點算自己過去一段時有多少支出項目是多於$500，便可輸入「=COUNTIF(G3:G12,">500")」，然後便可見到答案是「4」。

10. 合併儲存格內容

若要把兩個或以上儲存格的內容合併，不一定要每次都手動重新輸入，用合併函數公式會更方便及準確。相關公式如下：

合併儲存格內容：=CONCATENATE(儲存格1,儲存格2)

例如，你想將B4的「家用」與G4的「3,000」兩個儲存格的文字合併，只需在空白的儲存格輸入「=CONCATENATE(B4,G4)」，便會出現「家用3,000」；若輸入「=CONCATENATE(B4,” “,G4)」，則會出現「家用 3,000」，中間會預留一個空格。

熟用Excel函數公式做事更快手

建議大家把本文bookmark，在學習階段時多作參考。另外，Excel試算表還有很多值得推介的函數公式，如「VLOOKUP」、「DAY」及「ISNUMBER」等，大家慢慢學慢慢掌握，日後自然能更有效率地完成工作。

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