【回到21世紀】被投訴至申訴專員　民政處終設電郵收諮詢意見書

荃灣民政處本月三日起設立電郵接收地區諮詢意見書，市民不用親身、傳真或郵寄提交意見，節省傳遞時間。據日前處方文件，上月該處被地區人士向申訴專員公署投訴地區諮詢方式，並優化機制。投訴人指，除處方未提供電郵外，諮詢時亦只以郵遞信函通知當區屋苑法團等受影響居民，收到通知時距諮詢截止只剩六日，沒足夠時間回應，同時處方沒提供網上查閱、申請地點現場張貼通告等方法知會居民，令大部份人未能及時知悉處方已展開諮詢。

民政事務總署發言人表示， 荃灣民政事務處已於本年十二月三日，設立電子郵箱地址dotwconsult@had.gov.hk，以收集地區諮詢文件的意見書，有關電子郵箱只適用於收集市民由該處所發出諮詢文件的意見書使用，而市民可以從由該處發出的相關諮詢文件內，看到該收集市民意見的電郵地址。

據民政事務總署資料，當決策局和相關部門就政策建議和計劃諮詢公眾時，各區民政事務處會應相關部門要求協助其地區諮詢工作。同時，主導部門可向民政處指明地區諮詢的時間及期限、範圍、模式及對象等，民政處會按部門要求發放文件作諮詢。

今年九至十月期間，荃灣葵青地政處就兩宗不同的豁免限制申請，容許將荃灣荃威花園商場兩個不同位置的舖位改作護老院的個案，要求荃灣民政處作地區諮詢 。

雖然荃灣民政處就兩宗個案先後於9月20日及10月10日，致函諮詢區議員、業主立案法團等地區人士。不過，荃灣荃威花園業主立案法團秘書趙恩來表示，法團在10月3日才收到第一宗諮詢文件，並發現諮詢期至10月8日，即距離諮詢完結只有六日。他又指，法團向住戶公布消息三日內，收到近百份意見書及逾300個簽名，不過，無法以電郵遞交意見書，需親身或傳真遞交，且親身遞交時也要一輪擾攘才有民政處職員接收，且沒有確認文件。

有別城規會將諮詢文件上載網頁，且會公布最終申請結果，他批評，現有地區諮詢方式過於狹窄，沒有網上查閱諮詢文件渠道，申請地點現場張貼通告等方法知會居民，公眾無法及時知悉處方已展開諮詢。他就以上問題向申訴專員公署投訴。

民政事務總署發言人表示，諮詢文件的諮詢期限是由委託荃灣民政事務處協助進行地區諮詢的政府部門所訂立。一般而言，民政處在收到主導部門的要求後會盡快發出諮詢文件予相關諮詢對象。諮詢期一般約為兩星期，但具體安排也需考慮主導部門指明的諮詢時間及期限。

就該兩宗個案，發言人表示，處方已因應議題的重要性和敏感程度，主動地向荃灣葵青地政處把兩項諮詢工作的截止日期延後，由發出諮詢文件的日期起至截止收集意見的日期為止，已約有多於兩個星期時間給市民就該兩項諮詢文件發表意見書。就現時收集地區諮詢意見的途徑事宜，荃灣民政事務處已於本年十二月三日起設立電子郵箱，以優化收集諮詢文件意見書的安排，讓市民可以用更便捷的途徑向該處遞交意見書。

申訴專員公署發言人則表示，受《申訴專員條例》的保密條款所限，不能向第三者透露個案內容，未能提供所需個案資料，而2017年12月至2018年11月總共接獲4,385宗投訴，當中85宗涉及民政處，但沒有就所提及的諮詢投訴的個案作統計。