工作太多to-do list越跟越氣餒？　5個分配時間建議助準時收工

很多書籍或文章，都會教你制定一套完美的行程表，將你的一天發揮到最大值、開啟超高效率。事實上，並沒有一套所有人都適用的「完美」行程表，每個人在不同項目上的產能跟時間管理都各有優缺點，適用 A 的行程表放到 B 身上可能是場災難。
與其套用一個公式，不如用對方法，自組一套專屬行程。《Fast Company》雜誌網站提供了5種安排行程的好方法，你可以馬上來試試！

點擊下圖看清5個時間管理大法！

1. 時間框架法

先規劃好明天要做的事、哪個時段要做哪件事、花多久時間完成，等你釐清好每件待辦事項的時間軸後，再將它們列入行程表中，隔天依照時程按步就班，就不會拖拖拉拉做不完。

時間軸裏又分兩種區段， 一部分是你必須盡全力、專注思考的行程 ，例如下一季的產品規畫或擬訂重要專案文件等； 另一部分是你可以被打擾的時段 ，這時你可以處理email或參加一些臨時會議。

【優點】比起只列出 To-Do-List ，時間框架法多了一點強制性，對於具時效性的任務，更有提醒與督促的效果。搞清楚甚麼時候該做甚麼事、該放幾分心力，才能在對的時間、專注做對的事。

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2. 大事法則

與其洋洋灑灑列出一大堆要做的事，不如聚焦在一件必做的重要大事，並且努力完成它。大事法則的做法是，事先確定1～3件絕對必要的任務，然後全心全意投入其中。別誤會，這並不是要你一天只做3件事，而是搞定大事再來做小事，千萬別做了10件小事，結果反而忽略最重要的任務。

【優點】密密麻麻、長到天邊的To-Do-List ，容易讓人失去方向感、覺得心慌。大事法則能幫助自己在着手工作前，靜下心思考，哪些是真正重要的事。最多列出 3 點的原則，精準扼要，也避免高昂鬥志，被一張看不到盡頭的待辦事項熄火。

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3. 番茄鐘工作法

1980 年由義大利人弗朗切斯科．奇里洛（ Francesco Cirillo）創立的番茄鐘工作法，是現今很流行的時間管理技巧，以下是番茄鐘工作法的技巧：

- 選定一項任務
- 時鐘設定倒數 25 分鐘
- 努力投入任務，直到鈴聲響起
- 短暫休息 5 分鐘
- 重新開始
- 每經歷 4 組循環，就休息 15 ～ 30 分鐘

【優點】這個技巧的好處在於，因為有 25 分鐘時間壓力，你會比平常更專注，但緊繃之餘又獲得5分鐘或15～30分鐘的放鬆機會，可平衡你的工作辛勞。

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4. 90分鐘專注法

你是否有留意過自己專注度的規律呢？美國哈佛大學商學院資深講師、麻省理工斯隆管理學院講師羅伯．波岑（Robert Pozen）建議，每隔75～90分鐘休息一下，有助於集中注意力並完成大量的工作。波岑指出，「我們研究過專業音樂家，他們在這段時間練習時效率最高。」此外，波岑說，工作75～90分鐘利用了大腦的兩種模式：學習或聚焦和整合。「當人們完成任務然後休息一下，有助於大腦整合訊息。」

【優點】人體的專注度是有區間的，每到高峰期精神會特別好，思考鋒利，但過了高峰期，效率就會遞減。因此，找出一天內最有效率的90分鐘工作，處理最棘手的事，接着再休息20～30分鐘，你會發現你的產值大大提升。

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5. 多階段睡眠法則

這是一種相對特別的時間管理法，只適用於少數人。大多數人每天需要7～8小時的連續睡眠，多階段睡眠法則（polyphasic sleep schedules）指的是，將睡眠拆解為多個短階段，減少整體睡眠量而增加整體工作效率。

較有名的多階段睡眠實踐者是，美國建築師、發明家和哲學家巴克敏斯特．富勒（Richard Buckminster Fuller），在一天當中，他工作幾個小時然後小睡一會，醒後接着工作，他實現了高效率生活。

【提醒】睡眠醫師提醒，每個人狀況不同，一個人可能適合多階段睡眠，其他人可能因為睏倦撞壞了他們的汽車。在不確定身心反應前，要避免開車、操作重大機械等攸關人身安全的事項。

以上5種法則供你參考，你可以嘗試依單一方法或混搭各法則制定行程表，無論如何，這套行程表都要合乎你的工作模式和生活習慣，才能發揮最大效用！

【本文獲「經理人」授權轉載。】