【Adobe教學】CC檔案太大難傳送？　試用整合工具於Gmail共享創作

擁有Photoshop、Illustrator及InDesign等工具的Adobe Creative Cloud（CC）功能強大，不過在傳送分享這些檔案時卻不太方便，特別是近來不少公司都容許員工在家工作（work from home），同事每每要為修改細節而反覆來回溝通，拖慢了工作效率。
Adobe香港及台灣區高級數碼媒體技術工程顧問Ernest是次便介紹最近才推出，可於Gmail內使用Adobe Creative Cloud的外掛程式，將修改檔案過程化繁為單。
撰文：Ernest Wong

Working from Home 有時會衍生一些檔案管理及傳送問題。例如某同事用Photoshop製作了一張高解像度的海報，需要傳送給美術部同事作最後檢查及輸出。由於檔案較大，不利電郵傳送，可能就會選擇臨時存放在雲端或利用第三方的傳送工具，讓美術部同事通過連結下載。但有時仍會遇到各種問題：

例如上傳及下載已經用了不少時間，傳送後一旦發現檔案需要修改，豈不要再多花一倍的時間再度上傳及下載？其次是檔案修改後涉及多個版本會否容易引起混亂？又或者希望連同其他檔案格式的參考材料一併傳送，並寫上訊息，卻不知道該在哪裡整合比較方便？

剛好Adobe與Google Cloud 近日推出適用於 Gmail的 Adobe Creative Cloud 外掛程式，協助用戶以電郵與其他人士共享創作資產。究竟這項新的整合工具如何方便一眾在家工作的朋友？讓我們來一探究竟。

1. 安裝整合工具

安裝新工具的方法非常簡單。首先按這裡進入G Suite Marketplace下載整合工具的界面。

Step 1：點選「安裝」按鈕開始下載

Step 2：閱讀服務條款和隱私權政策後，按「繼續」授權安裝

Step 3：點選需要安裝整合工具的賬戶

Step 4：其後Google 會詢問用戶是否將權限授予Adobe Creative Cloud，只需按「允許」繼續

Step 5：在成功安裝的對話框按「完成」，結束安裝程序。重新載入Gmail，即可找到外掛程式的按鈕

2. 在Gmail使用Creative Cloud 外掛程式

現在我們來看看具體的應用情況吧。

成功安裝Gmail外掛程式後，就能從Gmail界面右欄看見新的Creative Cloud按鈕，並附有簡單說明。

Step 1：如點選Creative Cloud按鈕，將會在右邊彈出新的Adobe Creative Cloud 對話框，此時Gmail會提示你打開所需的電郵或對話

Step 2：如需傳送同步的Creative Cloud 檔案鏈結，只需按撰寫電郵的按鈕，鍵入內容後按下方Creative Cloud 的按鈕

Step 3：登入Adobe Creative Cloud 的賬戶後，用戶可以插入儲存在電腦Creative Cloud File檔案夾、Creative Cloud Libraries 或在流動應用程式上創作的檔案，選好後按「Insert」

Step 4：Adobe Creative Cloud 將會提示你將會為同步的檔案生成公開鏈結，所有擁有鏈結的用戶都可以瀏覽及將檔案儲存至Creative Cloud，按「Insert」確認插入檔案鏈結

Step 5：此後同步檔案將以鏈結的方式顯示在電郵的內容位置

Step 6：除了同步檔案的鏈結，你仍可繼續在電郵插入其他附件

Step 7：由於新增的檔案較大，Google 提示附件的檔案將自動上載至Google 雲端硬碟，只需按「好，知道了」確認

Step 8：確認已經置入所有檔案後，按「傳送」發送電郵

3. 接收附有Creative Cloud 鏈結的電郵

Step 1：附有Creative Cloud 同步檔案鏈結的電郵，初看起來與普通的一封電郵無異。此時試試按鏈結按鈕打開看看

Step 2：打開鏈結後進入預設的評論位置，可在右欄留下對附件的評論

Step 3：除了可以留下評論，更可以按圖層按鈕，查看到海報的圖層分佈。此時看到海報出錯了，除了多了一個「s」圖層，Dead Poets Society 亦串錯了

Step 4：以前出現這種情況，一般需要原作者修訂檔案，然後重新發送電郵及上傳檔案。現在由於鏈結自動與雲端檔案同步，因此只需要在Creative Cloud Files 修改同步的檔案即可，無需反覆上傳。現在前往Creative Cloud Files的檔案位置，打開同步的Photoshop檔案

Step 5：打開檔案後，在「s」圖層按右鍵，刪除多餘的圖層

Step 6：然後在左側選取文字工具，將錯誤的文字修正

Step 7：如此，當你再次在Gmail打開鏈結時，所有的錯誤已被修正，用戶無需再次發送電郵，接收電郵的同事已能閱覽或下載最新版本的檔案

4. 儲存Creative Cloud 檔案

Step 1：如想要儲存電郵中同步的檔案，只需打開電郵後按右欄Creative Cloud的按鈕。隨即出現外掛程式的簡單教學，首次使用可以按「NEXT」仔細閱讀

Step 2：完成簡單的教學後，確認檔案處於開啟的狀態，然後按「SAVE」

Step 3：選擇在Creative Cloud File檔案夾的儲存位置，然後按「SAVE」

Step 4：其後按「CLOSE」，外掛程式將提示你檔案已被儲存至指定的資料夾位置

畢竟創意設計出現多次修訂是正常不過的事，這個Gmail外掛程式容許用家修訂設計後無需重覆上傳檔案，對一眾需要經常傳送Creative Cloud檔案的用家可謂十分方便。雖然目前外掛程式只支援英語，將傳送檔案大小限制在100MB以內，而且又必須以開放鏈結的方式傳送，不過還是方便了不少中小企，特別是近期在家工作的設計人員，可以節省來回傳送電郵或上下載檔案的時間。

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