【Google Docs教學】用關鍵字連接文檔、打字快　3招文件又快又齊

除了Microsoft Office外，Google Docs也是打工仔常用的辦公軟件。它有即時儲存和多人同時共享的好處，也因此成為無數人Home Office的途徑。Google Docs本身設有大量小妙招，例如運用「自動替代」功能提高打字速度，又如於文件中使用Google搜尋Keyword連接其他檔案及網頁。用得其所的話，就能夠大大提高工作效率！

一‧用「自動替代」節省打字時間

之前曾分享過利用iPhone的「文字替代」功能來打少幾粒字，而Google Docs設有相同功能。透過為特定字句設置Shortcut Word，Shortcut Word可以是任何字母和符合組合，輸入後便會彈出相關的字句。例如懶得輸入公司電郵和私人電郵的，可以分別設定「w@」和「p@」代替。請留意，切勿使用經常連在一起的字母或符號做Shortcut Word。

Google Doc「自動替代」設置方法：

點選「工具」下的「偏好設定」，進入「自動替代」欄位，「取代」下填寫Shortcut Word，「取代為」下填寫不想每次輸入的特定字句。

二‧連接到其他Google檔案或文件

在文件加入Hyperlink十分簡單，只要把網址黏貼上去就可以了，Google Docs和Word都是相同做法。然而，Google Docs另外有個好處：連接到其他Google檔案。

用家可點選「插入」下的「連結」，「連結」視窗出現後，在搜尋欄輸入keyword，Google便會在互聯網及個人drive中搜尋與keyword相配的網頁或檔案。

已鏈接的檔案會提供3行概覽，包括文件標題、擁有者及上次更改時間，Docs、Sheets、Slides三種檔案均可。用家可以藉功能一次過查看各文件的最後編輯時間，而毋須一個個點擊查看，令保存和管理檔案更容易。

三‧利用標題來組織大型文件

標題是甚麼？是告訴讀者這份檔案的主題、資訊和功能；在Google Docs上，標題還會成為長篇文檔的快速導航工具。創建標題很容易，只需在「一般文字」下拉，並選擇「標題」即可。

想更簡單一點？用家可以把標題配上「粗體」即可，前提是該標題必須是獨立的，上、下方有換行線隔著。不用任何動作，點選「查看」下的「顯示文件大綱」就能打開「大綱」側邊欄，查看各標題。

（資料來源：Time）

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