【職場人際】WhatsApp Group與同事溝通4大守則　減少表情符號？

中學要傾project時，你用ICQ、MSN還是WhatsApp來聯絡同學？這條問題不但會暴露你的年齡，也展現網上通訊科技在過去30年變化多大。
近十年，WhatsApp和各大社交媒體日益普及，不少公司都有WhatsApp Group，方便溝通聯誼。不少Startup也會使用Slack作為公司傾公事、約Lunch食什麼的平台。有新科技用固然方便，可以在開會無聊時Send個反白眼Meme給你身邊的同事，也為我們職場生活添了不少樂趣。但缺點是，公私界線越來越模糊。
以前你會有公司和私人email，兩者一刀切，非常分明。如今與同事、老闆、朋友、家人溝通，都是用手機。用的device一樣，難道你就能同事當朋友，老闆當老友？當然不是！學會下面這4個禮儀，讓你WhatsApp也用得專業！

1. 對的時間（對的人）

你可能會臨睡前WhatsApp男、女朋友，講聲「早唞」。但如果這時收到上司「溫馨提示」你聽朝九半開會，你會作何感想？雖然你24/7都會 WhatsApp 朋友和家人，但論到 WhatsApp 你的同事，還是先看看時間吧！

大部分人都會將手機放置床邊。所以，當你在凌晨十二點還 WhatsApp 同事或上司，可能會打擾到對方休息。職場禮儀專家Jacqueline Whitmore建議，如非緊急狀況，就明天再講吧！企業家 John Rampton也說，除非你和同事私地下有聯絡，不然放工後就不該再打擾對方。如果你怕自己忘記，或是真的想對方盡快看到這個訊息，可以考慮email對方。

2. 秒回不是夢？（回覆時限有幾耐？）

Slack 等等新興的即時通訊軟件提高溝通效率，有助跨部門合作。部門與部門之間就算身在不同 office，甚至不同時區，都可以即時溝通。可是，雖然使用的是「即時」溝通軟件，也不應該要求同事秒回你的message。有指對員工來說，即時通訊軟件最大的弊端就是其「即時」的特性。員工對必須立即回覆，感到很有壓力。

在 LinkedIn 上，生產力專家Suzanna Kaye分享說，收到與公事有關的message，理想的回覆期限是12小時。當然，香港步伐急促，在白天12個小時才回覆可能有點過分。但就算是辦公時間，也別要求對方秒回你！畢竟對方可能在開會，或是在處理其他project。如果是非辦公時間，就和第一條一樣，在適當的時候才send。事情非常緊急，或是你需要立刻得到答覆的話，打個電話吧。

3. 表情符號用不用？😂

到底職場適不適合使用表情符號？目前沒有一個特定的標準。

有調查發現，只有約二成高級管理層覺得在職場上使用表情符號完全無問題。但是調查也發現，約四成受訪者認為在某些情況下，可以使用表情符號，一切只是視乎場合和情況。Marketing Senior Director Dennis Collins認為，表情符號能表達個人的語氣，有助文字短訊交流。

那到底表情符號用唔用好？職場禮儀專家Sharon Schweitzer 提議，在專業場合避免使用表情符號、搞笑貼圖。換句話說，如果你在Slack和同事商討一個新的project，那就少用表情符號，以免看起來不專業。如果在channel上討論今日Lunch叫邊間外賣，就按照你喜歡的使用吧！

4. 不要濫用縮寫ok?

A: “Can u plz take a look at this PRPSL?” （幫我睇下個proposal得嗎？）

B: “Np, when do u need it?”（無問題，你幾時要？）

A: “Need 2 submit it ASAP, tn?”（要盡快交，今晚？）

B: “SMH, y do u always do things at the last min?”（搖搖頭，你點解成日咁last minute㗎？）

A: “LOL, IDK”（LOL，唔知呢）

沒有句末的翻譯，以上對話你又明幾多？在香港，公事email來往多數用英文，"ASAP"（as soon as possible）、"tmr"（tomorrow）等縮寫很普及。與朋友WhatsApp時，"LOL"（lough out loud）也很常用。那麼要WhatsApp上司同事，甚至客戶的時候，到底我們可以用多少縮寫？

Whitmore 建議，如果你要聯絡新客戶，或是你和對方不熟，多用三十秒把字句完整打出來吧。用縮寫雖然方便快捷，但如果你和客戶聯絡時，用很多縮寫，例如"u"（you）、 "2"（to或too）、"np"（no problem）、"PRPSL"（proposal），可能會讓對方覺得你臨急臨忙send message，顯得沒有誠意。另外，無論時用縮寫，還是WhatsApp別人，原意都是方便溝通，如果你用的縮寫比較冷門，例如“SMH”(shaking my head) ，對方根本不明白，反而妨礙溝通。所以，除了傳統email會用到的縮寫，例如"ASAP"、"etc."（et cetera），在職場上其他還是盡量少用吧！

▼▼以下總結一次！按圖放大，WhatsApp Group與同事溝通4大守則，背起來吧！▼▼

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