【職場技巧】如何提升工作效率？　建議：返工唔好即Check Email

為什麼出盡法寶也無法提升自己工作效率？原來可能與處理email的習慣有關！嘗試改變自己check email與寫email的習慣，看看能否重新捉緊工作的節奏。

明明上班前經已喝了咖啡，也在正式投入前為自己準備好音樂playlist和寫下to-do list，但為什麼再是忙個不停，工作仍像永無止境的出現呢？原來答案可能近在咫尺：是處理email的習慣出了事。嘗試參考以下3項建議，改善自己check email與寫email的習慣，找回自己工作的節奏。

1. email =/= 作文

由於讀書時，作文功課是有字數規定的，所以不少人都已練成「拖長來寫」這秘技，但來到辦公室，有些打工仍錯覺認為email如作文，寫得愈長便愈好，使一封長篇的email看起來像已覆蓋所有細節，也令自己好像不是單純指受件者做事。結果，明明三言兩語已可交代的事情，往往變成一部長篇小說，寫的辛苦，看的亦辛苦。

撰寫email的要訣離不開兩個字：精簡。試想，有多少次在收到滿滿都是字的email便按「close」鍵？這道理打工仔們都懂的。《Four Seconds: All the Time You Need to Replace Counter-Productive Habits with Ones That Really Work》的作者Peter Bregman亦表示，短的答覆讓人瞬間便看懂，相反，長的電郵便會被忽略。所以，為收件人及自己節省時間，敘述時不要沒完沒了，點到即止便足夠，而且別把事情重覆兩次。

別把email當聊天室

2. email =/= 聊天室

除字數外，收發email的數量也會影響工作效率。每逢看到收件匣旁括號內的數字，或是未讀電郵的紅圈數字，便會強迫自己把email都看完，把數字歸零。有未讀的email，總會為打工仔加添無形的壓力，更有可能影響情緒，耽誤了重要的工作。

所以，打工仔不應把email當作部門內的聊天室，應把一些不太重要的話題轉移到whatsapp等通訊app的群組內討論，甚至直接面對面商討。另外，亦可為不同email設下「優先次序」：一些正在跟進的項目可標示為「重要」，恆常的newsletter或可放在較低位置。

別上班便馬上check email

3. 返工第一件事：不要check email

上班第一件要做的事是什麼？《Forbes》曾有報道指，有66％的受訪者表示他們上班做的第一件事便是check email，然而這似是正常的舉動便正是令你生產力下降的原因。為什麼？因為一日之計在於晨！

《Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style》的作者Carson Tate說，一個人工作效率最高的時間就在早上，所以為何不是先處理手上更重要的工作，而將專注力分心在email裏？或有打工仔會說：「但老闆、同事應該會預計我一上班便會看到email吧！」如果擔心會錯過重要的訊息，就要設一個在早上check email的時限，將重要的先處理，其他的則待至稍後時間才跟進。

（資料來源：Evening Standard）