【職場】to-do list愈寫愈低效率？　按時間辦事更佳

下至基層白領員工，上至管理層、CEO甚或老闆級人馬，辦公桌總有1個共通點：1張寫得滿滿的辦事清單（to-do list）。外國曾有調查指，約有3分之2專業人士有列寫辦事清單的習慣，但部落格iDoneThis曾進行的調查顯示，清單上竟有41%項目原來最終是未有執行的，即「寫還寫，做還做」，效率成疑。

對不少上班族及創業者而言，工作就如「貪食蛇」般接連不斷，愈駁愈長，愈長愈難一一完成。美國作家Kevin Kruse 甚至表示：「辦事清單就是令重要事項死去的地方。」他於早前撰寫 15 Secrets Successful People Know About Time Management 一書，邀請超過200名來自不同界別的傑出人士分享成功心得，有趣地發現當中從無人提及成功之道是與辦事清單有關，並將列寫清單的缺點歸納成3點：

1. 忽略時間考慮

在面對長長的辦事清單時，人們傾向於優先處理能於短時間內完成的事情，卻把需長時間處理的事項擱置在旁；

2. 忽略重要事項

重要事項未必最為緊急，但亦有優先處理的必要。然而人們按清單辦事，就往往傾向先處理緊急項目而將重要項目忽略；

3. 增加壓力

由20世紀的俄國心理學家蔡格尼研究所得的「蔡格尼效應（Zeigarnik effect）」，指人們如有未完成的工作或未達成的目標前，情緒及工作效率均會受影響，完成後才好轉。辦事清單像在時刻提醒人們有事未辦，令人們感不安，甚至造成焦慮。

Kruse指，就算是Richard Branson及Bill Gates等大人物亦不會列寫辦事清單，而比起這個，他發現不少成功人更喜歡按時間表來辦事，並列舉幾項建議供參考：

1.　自定檔期的重要

Kruse認為，人們應對生活及工作事項設先後處理的次序，並為每個事項安排應需的檔期（time block），如每早規定自己用2小時專注於策略工作，期間不去查閱電郵或使用電話。他建議人們把運動、約會應酬時間及主要個人活動加入時間表，但如為較次要的事情，應設置時限，如每周只用1小時來作電話交談；

2.　以15分鐘作單位

大部分日曆以30分鐘為1單位，但Kruse卻建議將此縮短為15分鐘，因這較易評估處理每事的所需時間，而將檔期劃分得更精細，便愈能為每天安排更多要處理的事情。他指效率極高的人在處理事情上，不會多費一分一秒。眾所皆知雅虎的CEO Marissa Mayer，只會與員工進行5分鐘的會議。

3.　凡事皆有規劃

將項目規定於指定日期與時間處理，可更順利完成事情，並能消除有關壓力。例如，將每隔數分鐘便查閱電郵1次的習慣改為1天只檢查帳戶3次；比起在辦事清單上列下「致電給姊姊」，將此項目定於下午時間進行，將能較易實踐。

Kruse承認，人們要預計事件的處理時間，起初並不容易，但只要多加嘗試，便能習慣將日常生活及工作事項納入時間表中。他亦建議在時間表上設緩衝時段，如較長的午餐時間及在晚上整理整天的工作時間，以應付突發狀況。「就算沒特別事情發生，大家亦可用這段時間來休息或作創意思考。」

（資料來源：Fast Company）