港府部門官網社交媒體資訊有刪減　申訴公署主動調查檔案管理成效

港府多個部門均有開設Facebook專頁宣傳其活動和相關政策，申訴專員公署今日（24日）表示，現時有約70%決策局或部門已開立社交媒體帳戶已開設社交媒體帳戶，根據現行檔案管理政策，新開設或接收的檔案均要收納到決策局或部門的檔案保管系統內妥為管理。

不過，申訴專員公署近年接獲投訴，原原先在網站或社交媒體發放的資訊，不時會被刪減，有礙市民表達關注和不滿。申訴專員趙慧賢因而宣布展開主動調查，審研政府網站及社交媒體帳戶的檔案管理。

申訴專員公署表示，「香港政府一站通」網站載有逾80個決策局或部門的主網站連結，而政府部門亦不時另設專題網站，此外，約70%決策局或部門已開立社交媒體帳戶（包括微博、Facebook、YouTube和Instagram）。

公署指，根據檔案管理政策，部門在處理公事過程中所開立或接收的檔案，並被保存下來作為政策、決定、程序、職能、活動和業務的憑證，不論它們的形態或載體，都應收納到檔案保管系統內妥為管理。

公署初步查訊發現，相對於行之多年的傳統檔案管理，政府檔案處先後在2018年和2022年進行兩次網站存檔試驗計劃，並在2021年初步研究社交媒體存檔，惟有關工作仍在起步階段。

公署續指，近年接獲的投訴顯示，政府原先在網站或社交媒體發放的資訊可能隨時間或因特定考量而被修訂或刪除，但市民仍會對該些他們在不同時段曾接收的政府資訊表達關注或不滿。

公署認為，在資訊急速變化的個案中，相關局及部門何時及如何更新網站或社交媒體上的資訊，或成為回應查詢或投訴的資料和證據，認為妥善的檔案保存至為關鍵，而公署亦留意到，其他地區在政府網站及社交媒體帳戶的檔案管理工作已有不同程度的發展。

趙慧賢指，檔案是政府的寶貴資源，有助政府累積經驗，作出有據可依的決定，滿足運作和規管需要，妥善的檔案保存和管理是良政善治必不可少的一環，強調政府運用網站及社交媒體履行公共職能乃大勢所趨，認為如何妥善管理隨之而產生的大量電子檔案，是政府在數碼時代需面對的問題。

趙續指，檔案處作為政府的中央檔案管理部門，有責任向決策局／部門提供針對性的指引和所需支援，確保它們妥善履行檔案管理工作，因此決定向檔案處展開主動調查，審研政府網站及社交媒體帳戶的檔案管理，以便在有需要時提出改善建議。審研範圍包括：

．現時相關檔案管理工作的實際執行情況

．檔案處給予決策局／部門的指引和支援是否足夠和有效

．檔案處就政府網站及社交媒體存檔進行的試驗計劃及其初步研究結果

．研究其他地區的相關檔案管理工作以供參考

趙慧賢表示，除了會向檔案處展開主動調查，亦會抽選某些與市民接觸較頻繁、且其網站或社交媒體帳戶資訊量較大的決策局／部門查詢。