周浩鼎send錯修改版文本中招　辦公室文件仲有咩災難位你要注意？

民建聯立法會議員周浩鼎誤將有特首辦修訂紀錄的文件轉送至立法會秘書處，令過程意外曝光，揭出原來特首辦一直有「干預」立法會調查UGL事件的工作。香港資訊科技商會榮譽會長方保僑指出，今次相關文件所用的追蹤修訂功能其實十分常見，只要撰文者注意及懂得使用，一個步驟就能隱去修訂記錄，避過一次鬧出「災難」的危機。究竟處理公文或者辦公室文件，還有幾多「災難位」要注意？又有甚麼方法可以避過一劫？

周浩鼎因未有關閉「追蹤修訂」功能，而被發現特首辦原來有暗中修改文件，香港資訊科技商會榮譽會長方保僑表示，解決辦其實有三：
1. 只需於MICROSOFT WORD的「校閱」功能中，點選「接受所有變更」，便可移除所有修訂紀錄；
2. 使用者避免以讓人容易辨識的稱號作為使用者名稱；
3. 索性另行複製文字至新增檔案。

不過，方保僑提醒，「追蹤修訂」功能原意是紀錄不同使用者的修改紀錄，方便用戶了解修改經過，分清責任，故此功能本身並非「陷阱」。

他又指，法律界人士因處理大量法律文件，如買賣合約等，故來往文件時也會開啟有關功能，以免「口同鼻拗」，認為今次事件實屬有人不小心，亦同時讚賞立法會秘書處十分細心。

方保僑亦分享一些在辦公室處理文書時的三大「甩轆位」。

一、 回覆全部（REPLY TO ALL）－－不少人都試過再回覆電郵時，誤選「回覆全部（REPLY TO ALL）」，結果回覆其中一人，變成連同其他人一併回覆，一些單對單的私密內容因此意外曝光。
二、 副本（CC）／密件副本（BCC）－－用戶如僅選取「副本」（CC），而非「密件副本」（BCC），會使本應加密的電郵地址曝光予所有收件者。
三、 傳錯檔案－－最常犯的錯誤是加入附件時放錯檔案。方保僑稱，曾聽聞有人將公司的全體薪酬表誤加入成附件傳送給客人，尷尬非常。

補救辦法？方保僑指部分電郵系統有「召回」功能，但只限於內聯網系統使用，若傳送予其他接收者，則無法召回，所以用戶若要防範出事，「始終要自己小心」，檢查清楚有否開啟個別功能或選取適合的檔案。