【職場技巧】釐清會議主旨、了解同事需要　8大提問改善開會效率

打工仔每天花35%至50%於開會上，但事實是這些會議有超過一半都是沒成效的。這並不意外吧？你和我都試過在brainstorming 會議上感到太累、腦閉塞和迷失，那怎樣才可以令會議更有效率？直接取消會議，改為用email討論嗎？但書面的討論也有弊處，所以我們應該致力改善會議的效率和質素。

在會議前、會議中及會議後，我們都應該問自己一些問題，如：自己準備好了沒有？參加會議者知道流程了嗎？這個會議的主旨是甚麼？每個人的工作時間都很寶貴的，嘗試將這些問題分為三部分，並在開會要擊中重點，才可令大家沒那麼討厭那些沉默、毫無重點及永無止境的會議。

會議前：

不想未開會已走在會議失敗的道路上，在你發出開會通知前，你要考慮以下問題。

1.你準備好了？

你訂了會議室進行會議沒有？會議議程準備好了嗎？問問自己這次會議的目的是甚麼，你希望這次會議後會有哪些定案，全都以列表方式寫出來。要預期會議的結果，如擬訂有機會討論的議題及要達成共識的議題等，以防止在會議期間離題。

2.參與會議的人都準備好了？

會議通常都集合了幾個不同部門的人，以共同合作處理一個項目，為了令大家的步伐一致，前事應先以email方式通知各會議參加者，讓他們知道是次會議的主題，各人擔任的角色及需要預先準備的資料，讓每一位都知道在做甚麼及需要知道甚麼。

3.參與者感到雀躍嗎？

正常人都不會為會議感到雀躍，但你在會議前要觀察人們對是次會議的反應，若組員能投入並以績極態度傾注當然是好事，如為季度成績欣喜並希望進步做得更好。若你發現組員都不想參加會議，滿是抱怨的情緒，你要了解此情況的成因，是因為之前的會議太冗長？不夠效率？他們提出的問題被視若無睹？了解負能量的來源，並在開會前處理好。

會議途中：

僅僅準備好上述三項，並不是已成功一大半，在會議中途才是重點。會議途中，又要問自己甚麼問題？

按圖了解：

會議後：

會議後，你需要做整理，亦需要肯定每個人都往正確的方向地做跟進工作。

7.大家都明白會議的方向並在跟進工作嗎？

為免大家離開會議室後便失憶，在他們離開會議室前，你要明確讓每個負責小組知道以下資訊：

．需要做什麼？
．如何完成？
．什麼時候需要完成？
．誰將負責？
．誰負責監督這項功作至完成？

8.最初的會議目的有達成嗎？

會議後，大家是否有動力完成任務？ 他們更有效率地工作嗎？ 被問及的問題是否更少？ 會議的目標是否正在完成？ 如果你還是不太肯定地回答，那你可以把上述提到的做得更好。

﹝資料參考：The Muse﹚

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