2024 Excel辦公室實用技巧：5個必學小秘技 表格轉向、建立選單

2024 Excel辦公室實用技巧｜不少上班族平日工作需要用到Excel，無論是資料輸入還是處理圖表，都少不免要透過Excel處理，今次小編整理了5個Excel小技巧，讓大家在使用Excel工作時更得心應手。

2024剛過農曆新年，祈求事業順利的你，當然少不了學定幾個辦公室實用技巧傍身啦！今次為大家介紹5個Excel小技巧，包括表格轉向、建立選單、自動排序、文字分割和移除空格，讓你在處理Excel表格時更得心應手。

1. 表格轉向

表格轉向功能可以將表格的行列進行轉向，更好地分析和呈現數據。

步驟：

首先，選擇要轉換的表格範圍，然後右鍵點擊選擇「複製」或按下Ctrl+C來複製數據。接著，在目標位置點擊右鍵，選擇「轉置」選項，表格就完成轉向。

2. 建立選單

通過建立下拉選單可以節省文字輸入時間，並且透過限制使用者輸入的內容，讓數據更準確和一致。

步驟：

首先，在一個儲存格中輸入想要的選項，然後選擇下拉選單的目標儲存格。接著，點擊「資料」中的「資料驗證」，在對話框中選擇「清單」作為驗證條件，並指定來源範圍為輸入選項的範圍。最後，點擊「確定」，下拉選單建立完成。

3. 篩選後自動排序

當處理大量數據的 Excel 表格時，可以使用篩選功能快速找到符合特定條件的數據，並將其排序整理。

步驟：

首先在儲存格內輸入「=SUBTOTAL(3,範圍1,範圍2,…)」，下拉將公式複製到其他儲存格，再下拉將公式複製到其他儲存格。然後再點撃篩選條件，這樣即使篩選後Excel都會自動編排序號。

4. 文字分割

當處理一列包含完整姓名（如姓和名）的儲存格時，可以使用文字分割功能將姓名分割成不同的列，以便以姓名排序、或準備個別的信函。

步驟：

首先，選取內含要分割文字的儲存格或欄。接著，點擊「資料」並選擇「資料驗證」。在「資料剖析精靈」中，選取「分隔符號」，然後點擊「下一步」。選擇資料的「分隔符號」，例如逗號或空格。在「預覽分欄結果」視窗中，可以預覽資料，然後點擊「下一步」。再選取希望在工作表上顯示分割資料的目的地位置，點擊「完成」。重複以上步驟選擇另一欄資料的目的地，再點擊「完成」。完成文字分割。

5. 移除空格

有時輸入或複製貼上其他來源的文字時，可能會誤增空格，移除空格功能可以輕鬆將不必要的空格去除，使表格更加整齊和容易處理。

步驟：

首先選取內含要分割之文字的儲存格或欄。接著，在儲存格內輸入「=TRIM(選擇的儲存格)」，即可自動移除儲存格中多餘的空格。將公式下拉複製至其他儲存格，即可自動移除多個儲存格中多餘的空格。