時間管理｜習慣Mutli-task非一定好　10個壞手勢隨時拖垮工作效率

工作中被打斷，容易讓人感到壓力、焦慮，進而影響工作表現。雖然我們都知道保持專注的重要性，但你真的準備好揮別那些惹人心煩的瑣事了嗎？若辦公室裏就是有個愛聊天的同事、響不停的電話、以及各種看起來很緊急卻不該由你處理的事，該怎麼辦？

這 10 種會害你分心的工作情境，你都遇過嗎？這些壞習慣，請一定要戒掉：

拖垮工作效率的10個壞習慣（按圖了解）

1. 不斷收信

大家都習慣透過 email 溝通，但由於收件時間你無法掌握，常會有未如預期出現的 email 及其隨之而來要處理的事，導致你原本規劃的待辦事項不斷變動，最後可能一件事都無法完成。

你可以這麼做：設定一個收 email 的時間，否則你的時間都會拿來處理別人的急事。除了有些一定得透過 email 才能完成的工作，其餘時間一天收 3 次信就已相當足夠。而最適合的收信時間點，可以設在開始工作後 2 小時、午休後、以及工作結束前 1 小時。

2. 不斷收到訊息的通訊軟體

通訊軟體常在我們不注意下，大大增加工作的緊張和焦慮程度。在某些需要即時溝通的狀況下，通訊軟體能幫上大忙，但若你的工作完全被通訊軟體綁架、在上面進行無止盡的討論，就該適時做出改變了。

你可以這麼做：為使用通訊軟體設下界線，讓你的同事知道何時不該預期你要即時回應。

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3. 回電話

時常回覆電話會讓你沒時間做真正該做的事，但你又無法禁止別人打電話給你。

你可以這麼做：當你接起電話，讓對方知道你已收到他的要求、但會在稍後再處理這件事。若不想接電話，你也可以設語音信箱，或請有非當下需要緊急處理事項的同事改以 email 和你連絡。

4. 協助同事

多數的工作都是團隊合作，但我們還是會需要自己的時間。有些時候我們也必須在自己的工作、和協助別人完成他的工作中拉扯。

你可以這麼做：堅定的讓對方知道你必須先完成自己的工作，若你能先做事，稍後會很樂意協助對方。

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5. 和同事聊天

辦公室裏總是有熱情、愛聊天的同事，雖然有人聊天是件不錯的事，但有時他們並不知道自己正在拖延別人的工作時間。

你可以這麼做：如果你是在獨立辦公室裏工作，可以把門關上；若不是，當同事來隔間報到，你可以善意詢問對方是否可以等到你完成手邊工作。如果即使這樣，同事還是無法理解你的暗示，你可以更明確的告訴對方你現在正需要專心處理一項工作，無法跟他聊天。

6. 混亂的桌面

乾淨的桌面可以為你省下大把時間。研究指出，一般人平均每周花 4.3 個小時在桌上尋找紙張，而這段過程會帶來更多壓力和挫折。

你可以這麼做：花一點時間為各種檔案歸類，好比把文件依緊急程度分類等，並把不需要用的紙張丟掉，讓你的工作桌面能更整齊有效率。

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7. 沒有列工作優先順序

沒有設定工作優先順序是效率殺手。如果你面對一堆待辦事項卻不知該從何下手，那你如何最有效的創造最多工作產值？

你可以這麼做：在工作前一天決定各事項處理的優先順序，建立一個小小的清單，確認你一抵達辦公室後要做的事；在離開辦公室前整理桌面，讓你明天一來就能立刻開始處理公事。

8. 不時查看社群網站

調研機構指出，每個美國人平均至少有 3 個社群媒體帳號，另外有 51% 的Facebook使用者承認他們每天會上很多次Facebook；4 成則說他們很難改掉這個習慣。

你可以這麼做：在午休的時候滑Facebook，善用 20 秒原則 ── 把手機放在不容易拿到的地方、或是刪除 App，讓你無法輕易使用Facebook，久了我們自然就會放棄這個習慣。

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9. 感覺無聊

當我們被賦予一些我們沒有興趣的任務、或是例行性的事務的時候，我們會失去認真專注的動機，進而分心開始做其他事。

你可以這麼做：換個想法，想想如何增進工作效率。列出 3 個你的工作能促成的事情，讓你對工作重燃信心。

10. 同時處理多件事

研究顯示，當我們處理多件事會降低工作效率。我們的大腦並不會等到完成一項工作後再切換到另一件事，而是會在不同任務間啟動、暫停，這個過程將消耗大量腦力。

你可以這麼做：列出工作優先順序，一次處理一件事，等到事情完成再做下一件事。

資料來源／Lifehack

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