進步｜Excel入錯數、見客漏帶文件？8大粗心大意症狀其實仲有得救

2021年5～7 月間，台灣發生數次大規模停電，還掀起民眾紛紛查起自家電號的「分區限電之亂」，其中 5 月 13 日的大停電，波及約 400 萬戶，使台灣電力公司損失 4 億多元台幣。然而，此次大停電並非天災或電力不足等不可抗力因素所致。經濟部的檢討報告指出，原因是一名操作人員，將原應開啟的編號 3542 隔離開關，誤操作為編號 3541 的開關，導致電廠多部機組跳機。

《零錯誤》將這類在經驗及技術範圍所及、理應駕輕就熟，卻還是會犯錯的情況，稱之為技術型錯誤，簡單來說，就是粗心大意。要排除這類錯誤，除了工作者提高自覺外，更多時候需要靠防呆機制避免。以下整理出8種技術型錯誤的情境，及破解方法。

一齊睇睇有甚麼錯誤是我們平日於職場上常犯（按圖了解！）

錯誤1. 數字算錯、輸入錯誤

2021年年 3 月蝦皮購物網出包，將肯德基的 6 入蛋塔售價誤標為 35 元台幣，造成民眾瘋搶 8 萬份。隨網購盛行，電商平台誤標或錯算單價、折數的消息時有所聞。在日常工作中，數字輸入與計算失誤，大概是最令人驚慌的低級錯誤，尤其在製作報價單或經費結算報告時，小錯誤也可能令公司蒙受巨額損失。

《優化法則．提升工作效率の聰明公式》一書指出，即使是用 Excel 等試算表格，也可能因數字複製、輸入有誤而出錯。且面對繁雜數字，工作者很難有精力確實驗算，這時可採用「末位計算」的驗算方法，快速降低出錯率。只要計算最末位的數字，並核對答案的最末位和一開始的計算結果的最末位是否一致。

錯誤2. 忘記帶東西

每逢大考，總會看到警車護送忘記帶准考證的考生到考場的新聞。根據國內大考中心統計，未帶有效證件應考，是每年違規事件的最大宗，以 2020 年學測為例，就有近 400 件，佔超過一半。同樣的，拜訪客戶忘記帶樣品、文件等，也是一般工作者常犯的低級錯誤。《零失誤法則》一書建議，最好解法是設計「沒帶就出不了門」的機關，把一定要帶的物品，放在要穿出門的鞋子旁、掛在西裝外套前等，讓自己難以忽略。

若是像名片這種每天都要帶在身上的物品，《每天早上5分鐘，建立你的筆記清單》建議，預防疏忽的方法是在常用情境都放一盒，像是公司、家裏、名片夾、銀包，較不容易疏漏。

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錯誤3. 已經檢查卻沒找出問題

無論是文書作業或是生產線上的品管，多數企業為了防止程序疏漏、工作不確實，會採用雙重檢核（double check）。然而，由於人性相通，第一與第二個檢查的人，一開始也許會很認真檢查，但到了後頭容易抱着「反正還有別人幫忙看」的心態，態度就會鬆懈。

這時可透過「改變觀看方式」「改變狀態」來剷除失誤。試着將檢核表的項目順序顛倒，或改變抽查順序，例如原本是從右邊貨架開始抽查，就改為左邊。如此在進行雙重檢核時，能讓雙方感覺在檢查不一樣的東西，更容易抓出錯誤。

而如果是同一個人進行雙重檢查，則可試着在第一次照着老方法一個個核對，第二次用不同方法，像在數零錢或抽查物品數量時，除了一捆捆數，還能把每捆零錢疊好排列，目測每堆零錢是否等高。

錯誤4. 過度自信而疏於練習

明明是講過很多次的提案，只不過隔了一段時間，要講的時候發現很多細節都變模糊了？又或者是，花了很多時間和對方團隊打好關係，卻在商業場合上見面時，記不得每個人的名字和職稱？

為甚麼很熟的事情也會忘記？根據德國心理學家赫爾曼．艾賓豪斯（Hermann Ebbinghaus）的遺忘曲線，當下背得滾瓜爛熟的資訊，還是有可能在一天後忘記74%的內容。預防之道有二，一是針對容易遺忘的專有名詞進行拆解，像「時間不變性投資組合保險策略」拆成「時間不變性」「投資組合」「保險策略」，大腦會因容易辨識而更好記。二是讓環境恢復熟悉感。《一生都能好好記憶》舉例，像在演講台上放杯平常整理資料時會一邊喝的咖啡，這類環境小暗示能提醒大腦提取因緊張而卡頓的資訊。

錯誤5. 沒確認細節

帶着老闆去拜訪重要客戶，結果到場後發現客戶還要一小時才會現身。錯愕的你重新檢查通訊紀錄後，發現是自己漏掉客戶昨晚的通知。《讓上司放心交辦任務的CSI工作術》提醒，業務拜訪或出席典禮、記者會，這類時間、地點、來賓都可能隨時變更的活動，直到最後一刻都應再三確認。

例如一周前約好的會面，最好在會議前一天或當天早上，再次去電確認，而確認內容應包括約定時間、地點、溝通的議程、與會人員等，以防突然變動，還有處理的空間。

且面對重大拜訪，應提前探路，像是先到對方工作場所、活動場地打招呼，或與受訪者、與會者的左右手進行前訪，除了能更精確推估各個拜訪流程所需時間，也便於確認對方的敏感話題及禁忌事項，確保屆時現場不會有意外插曲。

錯誤6. 未考慮設備失效的備案

日本在 2011 年，因大地震所伴隨的海嘯，漫過鄰近核電廠的防水牆，釀成福島核災。《零失誤》一書指出，核電廠犯下的疏忽，並非沒有預先築高防水牆，而是讓防水牆成為核電廠的「單項弱點」。

單項弱點的意思是，只要被攻破就無法挽回的致命傷。針對重要、高風險的事項應從設計上避免單項弱點，像專業攝錄影機，會有兩個記憶卡槽，一個壞了，另一個能馬上接手。但如果手上工具，無法針對單項弱點多加一層防護，則應採用多重貨源，也就是多一個備份，分散風險。

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錯誤7. 使用範本忘記修改

工作者常以沿用舊文或套用模板的方式來提高效率。但《為什麼你總是在忙著善後》一書提醒，疏漏最常在修改範本時發生。

使用範本時，可製作檢核表做最後查驗，以信件來說，要特別注意人物、公司名稱，及日期、地點，若是常用模板，可事先在通常需要修改的地方以紅字標示。檢核表還需要確認異常點，文件有沒有模板沒指出的特殊處。例如過去合約都是一年期，這次是簽半年期，需要加註哪些特殊條約，將異常點作為最後一道把關程序。

錯誤8. 行程重疊、撞期、遲到

許多人都會以 Google 這類雲端行事曆整合所有行程。卻還是偶有行程撞期、遲到的慘案，多數時候是所處位置趕不上下個行程。《優化法則．提升工作效率の聰明公式》建議，除了在登記行程上應保留內勤（辦公室內的行程）間隔10分鐘、外勤（需外出拜訪）間隔 30 分鐘的習慣外，還要將登記行程分為「未定」「暫定」「確定」3 種階段。

未定與暫定的行程，人們常只依賴大腦記憶，便可能出現在該時段排入其他行程的風險。這時若能將預定行程的3種階段按照不同顏色登記，除了避免撞期，也可以提醒自己回頭追蹤未定行程。

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