一覺肚餓、疲倦就易分心？ 自命「multi-task」強者實在自欺欺人
編按：很多打工仔覺得自己有三頭六臂，能同時間處理多項工作而面不改容，但其實所謂的「multi-tasking」，只是快速地由專注一件事轉移去另一件事上的假象吧！以下節錄自《識腦就識撈》一書的內容，便解釋multi-tasking的假象及打工仔在安排工作時的注意事項。
Michelle和Ken正在他們最喜歡的日本拉麵店吃晚飯。
Michelle：「你知道嗎？我老闆Sally今天突然轉死性！她竟然喺今朝嘅例會，向全隊宣布，我上星期交嗰個報告做得好好！呢次係我加入佢團隊八個月以來第一次讚我！係唔係值得飲杯？」
Ken：「哦真係？你老闆成日都係咁𠺢啦！都唔洗理佢。」
Michelle：「喂！你有冇聽我講嘢？」
Ken：「我……當然……聽緊你講啦。」
Michelle：「我覺得你喺度掛住食雞，都唔係聽緊我講乜，我頭先講緊我同事Annie琴日激親我乜嘢事？」
Ken：「……你好似話佢琴日開會卸膊呀嘛，係咪？死啦，掛住頭先同你傾計，喺個WhatsApp group send咗鬧老闆嘅message，仲要個group有老闆份！今次死梗，仲馬上藍tick咗！」
Michelle: 「你上次唔係話你個腦有multiple cores!?」
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【Dr. X解畫】
我昨天早上和朋友一起跑步，我們正一邊跑、一邊聊聊一些瑣碎的東西，比如電影、食物和旅行，我們兩個都悠閒地享受這種休閒的多任務處理（Multitasking），我們似乎能夠同時運動和休閒聊天。但是，當我們開始就某些政治問題激烈辯論時，這種爭議使我們都慢下來跑。雖然我們是多年好朋友，但是那個時候我們都忽然為了一些政見爭吵得很厲害，而且兩人顯然都失去耐性去聽對方的觀點，最終我們需要停下來繼續辯論。
顯然我們的大腦無法同時間處理這兩種活動。
當我們進行一些思維活動時，我們大腦花大量的精力，特別是影響我們大腦的首席執行官（CEO）──前額葉皮質（Prefrontal Cortex，PFC），PFC控制我們一些關鍵能力，例如戰略思考 （Strategic Thinking)，衝動控制 （Impulse Control)，及同理心 （Empathy)等。
當我們要處理這些高層次的大腦活動時，會消秏大量血液中的燃料，這些活動會比較一些平常的活動，例如保持心臟跳動、肺部呼吸、或於純熟的道路架車，燃燒更多的燃料。更糟糕的是，運作PFC最花我們大腦有限的資源！
所以為什麼當你感到疲倦或飢餓時，我們通常會更容易分心，因為PFC是掌管專心工作的重要大腦部分。當我同一時間進行多任務，而當中有些任務是需要PFC處理時，我們便變得無所適從。其實我們不能同時在PFC做兩個繁重任務（A任務和B任務）。當PFC正在處理A任務，而我們想處理B任務時候，PFC要將A任務記憶存儲暫時放低，然後上載處理B任務記憶存儲，這種其實是轉移任務（Task switching）更消耗PFC有限的資源，加上轉移任務通常都會增加處理A及B任務的錯誤率。聰明的Ken如果又想女朋友開心，又想完成手頭工作，又想「食雞」，Ken還是專心跟女朋友食飯，回到家才完成公司工作，在瞓覺前才「食雞」吧！
小職員生存小貼士
意識到自己不知不覺的多任務傾向（Multitasking）
不要誤會我的意思，我不是說在任何情況下都不要執行多項任務，當你在做無聊的事情時，多項任務實際上可能會帶來一些樂趣。但是，當你需要完成一項緊急而艱鉅的工作時，你可能需要意識多任務的誘惑。你可以嘗試暫停手機和計算機上的通知來避免受到誘惑，以便你可以全神貫注地盡快解決它。
在一段時間內專注於單個任務，然後休息一下
實際上，我們大腦的專注是有限的資源，我們需要明智地使用它。時間跟蹤及生產力應用程式DeskTime，進行了一項研究，研究生產效率最高的員工的習慣，他們發現最有效率的10％用戶所擁有的共同點，是他們能夠有效休息。具體來說，生產力最高的人，一次工作52分鐘，然後休息17分鐘。他們專心一志地工作，從而充分利用了這52分鐘的時間，然後休息一下，為下一次52分鐘做好準備。
訓練你的大腦肌肉使其更加集中
如前所述，進行定期的心理鍛煉可以訓練我 們的思維，使其更多地意識到我們的多任務傾向，並將注意力重新集中在我們應該做的事情上。
千禧老細領導秘訣
教練員工要更加專注完成單一任務
在你的團隊中，我相信你有可能有一或兩名員工的生產率達不到你的期望，去嘗試細心觀察這些員工的日常工作以及他們在會議中的表現：他們是否常常分心，例如每隔幾分鐘拿起他的電話，並且他們總是在切換任務而不按時完成任務？如果是這樣，你可能需要提供一些適當的反饋，並幫助他們減少處理多項任務。對於某些新員工，你甚至可能需要幫助他們設定每日目標，並定期向你報告狀態，以幫助他們加強集中精力。
我公司最近請了一個大學生暑期工，再見工其實表現不錯，不過當他真正在公司工作時，發作差不是不聰明，不過總是心不在焉，很多時候看見他電腦都同時開了數十個視窗，又不停地看電話，同事交託他做的事，沒有好好專心，所以開頭的工作總是差強人意，其實我們一點打算辭退他，但我們心裏面也很想幫幫這個年輕人，所以我們在繁忙中中不少時間去教練他，不單是時間管理 （Time management)，更加要好好管理他的專注力 （Attention management)，終於幾個星期後，他慢慢重塑大腦 （brain rewire)， 他的工廠表現也慢慢轉好.
停止分散你的員工注意力
當你看到員工專注於他們的工作時，你可能需要避免分散他們的注意力。當你需要找他們時，可以溫馨提示他們，當他們完成手頭工作時，或他們在下一個break時，才回覆你，不要恃自己是老闆，每次找他們都要他們馬上放下手頭工作回覆你。
在員工面前作好榜樣
當你和團隊開會時，你可以在他們面前關掉手提電腦，甚至將電話收好。這種好榜樣的姿態可以幫助分心的員工，在會議期間也像你一樣的專注，也許因為每個人都非常專注開會，現在可以在45分鐘內完成2小時的會議也說不定！
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書名：《識腦就識撈》
作者：馬文藻博士
高宏國際顧問公司的創辦人及行政總監，為企業客戶、NGO、大學及教會提供培訓及領導力諮詢服務；過去多年致力修築兩代之間的鴻溝，期望在職場裏重建兩代合一的橋樑。
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