辦公室文具｜萬字夾有正反怎正確使用？ 5大文儀小事識做顯專業
身為人父，對於小朋友嘅生活習慣都有多少要求。畢竟手勢嘅嘢自細培養，學壞咗就好難執返正。返工都一樣，如果有一個好老闆由頭開始鉅細無遺咁教你，咁樣日後衰極都有個譜。雖則當年受教嘅時候有時都會覺得相當難頂。
如果冇一個好老闆，咁點算呀？我即管數算下喺舊老闆們身上學到嘅一招半式，大家袋到幾多傍身就即管攞去。
職場文儀用品5件事：
一：萬字夾都有正反兩邊？
你冇睇錯，萬字夾真係有 the right side 同 the wrong side 。細細個以為個內圈向外翹，出入暢順啲就開心啲。直至舊老闆有次拎住份散收收嘅文件問我發生咩事，再示範用個內圈向入拗去夾住份件，我先至知原來萬字夾係咁用。
咁你話釘書釘方便又堅固，做乜要用萬字夾？咁唔係每樣嘢都可以釘窿架嘛，人哋張證書正本你又用釘書機侍候咩唔通？
二： Z 的疑惑
返工總有時候要填表，雖然而家好多系統會喺你輸入資料之後，自動將資料印落表格度，等你慳返填表嘅時間同埋避免手寫肉酸嘅尷尬。不過，表格上嘅空格有時總有空白地方。
試過有一次，我幫個客填完表格之後攞畀老闆睇，爭啲又畀佢問候一大餐：「喂阿哥仔，你呢格完全留白，如果有人出千自己寫啲特殊指示落去，有咩差池係咪你孭？如果有人喺你簽字之後喺張紙上面手寫多一條交易落去，錢銀出入係咪可以入你數？」
自此以後，我見到啲大空格同大留白，都會用個大 Z 去標示：此地無銀，唔好屈人。
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三：顏色筆嘅實際功用
邊個讀書嗰陣冇買過雜色原子筆嘅請舉手。
藍紅綠黑紫，仲未計 Muji 出嗰啲啫喱筆、螢光色。以為純粹係紅色用嚟改錯、黑色要嚟簽名？都唔一定。金融行業大把文件要留 audit trail ，即係負責嘅同事行事嘅證據。自己整咗啲咩出嚟，邊啲欄位嘅數字、人名或戶口號碼要複檢，就靠一剔作為記號。又由於雙崗 (dual control) 可以避免一人做事一人錯，所以要兩個人行 maker-checker system ⋯⋯如果兩個人同埋同一隻色嘅筆，咁有錯要追究嘅時候追邊個？
除咗買文具嗰個，我會話係 checker 錯。邊個叫你同人撞色啫？
四：螢光筆禁足之地
小朋友未必用過傳真機，不過螢光筆就一定用過。粉紅橙黃綠藍紫，溫書喪畫都咪話唔過癮。不過呢，如果返工要 scan 嘢或者 fax 嘢呢，就要諗清楚份嘢有冇經過螢光筆處理喇。
深色如藍、紫色嘅螢光筆將原本文字或圖形覆蓋就固然搞事，用淺色螢光筆標示重點要收件人留意返，一樣可以好搞笑：傳真機嘅另一邊收件嗰個可能都只係見到白雪雪、潔如新嘅原件一張。標？邊度標呀，睇過？
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五：橡筋恆久軟，硬咗永留存
而家咩都 save PDF 、用 email archive ，免得過都唔好儲存正本。不過，好多時候有人簽名嘅真跡都要儲返一段時間 (document retention period) ，客人親筆簽名嘅指示就更加要。試過過有同事懶惰豬將一堆客戶指示用橡筋紮起又唔搵文件套笠住。
當下其實冇咩問題，不過幾年之後當同事攞返出嚟參考、 auditor 巡查睇件甚或夠期 scanning 以便銷毀正本，當年軟滑柔順有彈性嘅橡筋，多年來經歷冷氣房乾燥嘅環境洗禮，已經變得僵直硬繃繃。最核突嘅，咪就係乾硬化嘅橡筋同張紙黐埋一齊，你夾硬扯開都會喺紙上留喺黃色或者紅色嘅痕跡⋯⋯
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