【OmniFocus教學】2019年不再做唔切要OT！善用程式提升工作效率

作為《OmniFocus 入門與進階》的作者，經常會收到剛接觸任務管理的讀者提問：
項目中該怎麼拆分成一個個動作？

每當我興致勃勃地在 OmniFocus 中創建一個項目（Project），其實都是在心中立下的一個目標。若是專案時間跨度不大，或是自己較為熟悉，像是和父母去旅行，倒能僅在 OmniFocus 中，就安排妥當。網頁的付費教程，或是一門專業課程，這樣持續數月、過程複雜的專案，一個虛無縹緲的目標，如何變成一個個可執行的動作，就成了困擾我的一大難題。

OmniFocus 的無限層級動作組給了我自由，但卻不能直接幫我們合理地列出可執行的動作。對Projects的分割和進度管理，是 OmniFocus、Things 這類任務管理工具天生的弱項。如果想有力地推進項目，實現自己心中的目標，就要在年、月、周這三個時間維度中，一步步將看似龐大的項目，化為切實可做的任務。

年：用甘特圖（Gantt Chart）掌握項目進程

當我們立下一個目標時，最緊要的事是問自己三個問題 ：

1. 什麼時候開始？

2. 什麼時候結束？

3. 會經歷哪幾個階段？

無論主動或被動，我時刻都能感受到「時間是有限的資源」這句話有多麼透徹。

對於單個項目而言，我永遠不可能投入自己所有的時間。所以在立下目標之時，就要明確專案的開始日期與結束日期，保證它不會因為其他事情延期開始，也不會不斷地拉長戰線，一直結束不了。就以我即將更新的《OmniFocus 入門與進階》為例。查看了日曆上十一月的行程安排，和編輯商量之後，決定將教程上架時間設定為十一月下旬。

如果是商業項目，通常會有實質的結束時間。比如一年一期的新 iPhone 的開發和製造，一定要在九月的發佈會前完成，逾期就意味着項目失敗。但是對於教程的更新來說，不存在硬性的結束日期，只要根據準備的內容按部就班的完成更新即可。

而項目的持續時間，就取決於它經歷的每個階段的長短。一口氣將目標劃分成單個可執行的動作，是非常有難度的。但是將項目所經歷的階段，大致地劃分出來，相信每個人都可以做到。具體到新 OmniFocus 教程，它其實可以根據內容被封為正文的六章，加上前言與後記。而每一章就是一周時間。

想清楚專案的開始、結束日期以及其中的階段後，就可以借助甘特圖來幫助我直觀地查看。甘特圖是一種常用於專案、工程管理的工具，用來展示專案的時間計劃和進度。而我習慣在 OmniPlan 中畫甘特圖。

繪製甘特圖的過程，其實也是再次調整時間安排的機會。教程計劃從十一月底開始更新，但是我已經計劃好十一月上旬和父母出行旅遊。這意味着，我必須在十一月之前就準備好教程的前三章，所以專案的開始時間相應地提前了兩周。

對於一個持續數月的項目，我很難一步想清楚所有的任務，並列出清單。但通過甘特圖，就能將一個大項目轉換成幾個清晰的小目標。

第一階段小結：

目的：確定專案的開始、結束時間，劃分任務階段；

工具：日曆用於查看事件，OmniPlan 用於繪製甘特圖；

成果：項目的甘特圖。

月：用日曆視圖梳理階段中的任務

將項目切割成多個階段，讓之前只存在於豪言壯語中的目標變得現實了一些。而項目的一個階段可能會持續數周，即使再向下切割，有可能也不是立即可做的動作。

在一次某門課程的寫研究報告階段，我照例用 OmniFocus 來分割任務。將「寫學期報告」列成編好處理資料的手稿、製作圖表、寫資料分析文字稿、排版這四步。但實際上這每一步都不是一天之內就能完成的。而由於 Deadline 的存在，每一步最多能花的時間有限，我該怎麼去組織它們呢？

在 OmniFocus 中對項目和動作都可以設置「推遲至」和「到期」日期，但如果動作不是真的有這兩種時間屬性，我非常不贊同使用這兩項功能。推遲至日期會讓動作「消失」在透視中（註一） ，而虛設的到期日期會讓我變得不在乎到期提醒，而且隨意設置的到期日期，逾期後又要手動再調整一遍。

OmniFocus 注重聚集和提醒動作，想要對一連串任務進行排期，我想到了最常見，也最合適的日曆。日曆上的事件應該是一定要發生的事情，如果在自己日常使用的日曆中安排任務的日期，一旦出現延期，反而會讓自己越來越不信賴日曆。所以到我選擇在 Notion 中插入一個行內日曆。既能發揮日曆的優勢，又不會干擾到真正日曆的使用。

在離交報告真正的 Deadline 之前，我有兩個星期時間。剔除週末踢球、社交和做家務等瑣事所佔的時間，實際上我應該有十天時間。當然這十天也不可能只做這件事，每一步的難度也有所不同。所以還要結合日曆中的其他日程，對每一步規劃出具體的時間。

相比在 OmniFocus 中設置推遲至和截止日來安排任務的執行時間，用日曆更加直觀，也更方便在出現變化時進行調整。

第二階段小結：

目的：確定專案各個階段的具體執行日期；

工具：在 Notion 中利用行內日曆；

成果：Notion 中的日曆。

周：用 OmniFocus 列出「本周待辦」

經過前面的兩步，目標已經被細分為以天為單位的任務。其實此時才進入到 OmniFocus 擅長的任務管理階段。我自己並不推崇「今日待辦」清單，因為一天內的排程偶然性太大，同事或者上司的一次談話，可能就會讓清單上的任務無法完成。但如果以周為單位，如果今天的事被耽誤了，明後幾天可以減少一些娛樂的時間，來補上意外事件帶來的影響。所以我希望能有一個「本周待辦」的清單。

在我的 OmniFocus 中，存放着所有目前正在進行的專案。它們都經過從年到月的進行了分割，不過彙集在 OmniFocus 中後，習慣以周為單位安排日程的我，卻很難一下子挑出一周內要完成的任務。而在 OmniFocus 3 中推出了標籤系統，特別是預覽視圖中支援添加一個標籤（註二），用來顯示帶此標籤的動作，讓我的「本周待辦」列表成為可能。

在每週日完成安排新一周任務時，給希望在下周完成的動作加上 ThisWeek 標籤，這些動作就會出現在預覽視圖的「今天」當中。加上預覽中本來就能顯示的「推遲至今天」和「截止至今天」兩類動作，組成了一張「本周待辦」清單。

這張清單加上自己設定好的透視，我就能在每天的學習工作中，真正做到聚焦當下。

第三階段小結：

目的：確定一周內的目標和任務；

工具：OmniFocus；

成果：本周待辦清單。

寫在最後

對專案管理有經驗的人一眼就能看出來，前文我提到的將目標劃分為階段，用日曆展示專案進度，都是被普遍用於工程項目管理中的方法。它們彌補了任務管理不擅長的時間安排和進度展示，讓 OmniFocus 有任務可管。

我每次面臨一個新的專案時，都會覺得很難下手，不知如何開始。我想這種感覺，不大會隨着時間就消失。但只要自己開始嘗試，將它逐步按照不同的時間維度去切分，我就知道我一定可以靠近我的目標。即使再慢，也會前行。

註一：如果視圖選擇為顯示「可用」動作。

註二：該功能為專業版專有功能。

【本文獲「少數派」授權轉載。】