打工仔寫Email、開首即出錯被上司鬧爆！必學AI三招幫寫信／文件

打工仔 Email 犯錯／ChatGPT 幫寫信｜由於手機通訊盛行，現今打工仔在一般的 Email 書信來往時，不免會對格式、用字等較為草率，但如果是對外傳送的 Email，內容通常要更為正式化，不然就可能失禮公司、失禮自己，近日有網民就因為 Email 的開首稱謂出錯而遭上司狠評。

寫 Email 開首即直呼對方全名、遭上司批無禮貌

最近，一位網民在 DCard 論壇上分享了一個工作上的不快經歷。他被另一個部門的經理突然指責，原因是在寫給該部門的一位同事的電子郵件時，上款直接寫對方的全名（陳XX 你好），這被認為是非常不禮貌的行為，對方還建議至少加上一聲「哥／姐」作問候。

開帖者認為使用對方全名並不屬於無禮，而且加上「哥／姐」的做法亦不見得所有人都接受，但由於這個問題，他就被對方向兩名上級投訴，讓他感到非常不愉快，故在網上尋求他人的意見。

然而網民非但沒有表示支持，相反還紛紛表示在電子郵件中使用對方全名作為上款的做法確實是不禮貌的行為，認為在一般場合，「使用全名稱呼」的行為就已經有違常識；亦有人建議在遇到同樣情形時，可以考慮在對方的姓氏或名字之後，加上職銜或先生／女士等稱謂以緩減尷尬。

打工仔利用 AI 3 招快速改善文件／書信質素

在職場上，打工仔不時都需要有不同的書信來往，想要減少被誤會為無禮之徒，除了找不同的範文參考之外，近半年來大熱的人工智能（AI）工具都可以幫忙。

最多人知道的 ChatGPT 目前在香港需要 VPN 進行註冊，使用上有一定難度，但 Quora 旗下的Poe App 或網站都可以用到 ChatGPT 的對答模型，效果都相當不俗，需要的話可以參考此文。

然而想要善用 AI，單純地輸入片言隻字未必有效，以下就為大家帶來 3 個招數／指令（即 Prompts，不少人亦戲稱為「咒語」），供各位打工仔參考。

【1】自動生成文本

ChatGPT 等 AI 目前對實用書信的格式掌握已相當成熟，各位如果遇到需要正式書信的撰寫場合，可以直接向 AI 要求寫作，例如求職信、合同、租約等等，當然，事後還有不少位置需要人手檢查，但 AI 已經可以提供一篇架構清晰的文章供用戶使用。

【2】輸入明確情境

ChatGPT 等文字生成 AI 工具雖然強大，然而要輸出合心意的文章，用戶可以提供更明確的方向及資料，有時加上寫作人及收信人的身份，還可以讓產出的信函更符合實際情境，例如：

「我需要撰寫一封求職信予 XXX 公司的人事部總經理」;

「我是一名公司採購部職員，需要起草一封報價單予 YYY 部門主管」;

「我是一名公司主管，想要為全體公司成員發出一封有關 ZZZ 事宜的通告」;

【3】一秒改善文筆／文法

在撰寫公函時，最失禮就是文法不暢，或是語句中出現錯字／別字，此時只需要將文章內容貼上 AI 公具，並加上「將文章的錯字改正／寫得更為通順」等指令，就可以讓文章的質素即時提升。

而這個方法不單用在中文文章上可以，用於英文文章的文法糾正更是相當一流，有需要的話還可以要求 AI 工具讓文章的用字變得更為專業。