【新世代打印機】結合雲端及Apps功能 智能系統隨時Update

辦公室每日成百上千的文件來往是平常事，作為辦公室處理文書工作第一線的Patrick，每日除了要打印影印，還要面對層出不窮的文件要求，絕對不簡單。不過自從他使用了Ricoh全新IM系列，工作效率立刻大大提升，即使如何複雜的文件處理問題，都可以迎刃而解。這個系列的出現到底有甚麼神奇之處，可以令這位用家脫離過往對文書處理的糾結，輕鬆應對工作？有請他一一解說。

隨時更新保持最佳狀態

無論從前甚麼行業，其實背後都有大量文書檔案需要處理。從事了行政工作幾年的Patrick，每天回到公司就要立即開始忙碌工作。簡單至影印打印到掃瞄釘裝，繁複至修改文件內文，把文件轉換成電子格式歸檔儲存等，統統都是他的工作範圍。 「簡單的工作，普通打印機當然可以完成，但其他部份，以往就需要回到電腦慢慢處理，浪費大量時間，不過自從使用IM系列後，情況就大大不同。」Patrick說的大大不同，其實可以歸功於IM系列的Always Current Technology程式，令打印機變成智能手機一樣，在網上下載、安裝不同Apps後，直接在智能面板上操作，只需要簡單幾個按鍵，就可以完成不同修改，以前要在電腦上處理的遮掩文件細節、裁剪內容等，現在變得十分簡單。Patrick表示這個功能的另一好處，就是不需要經常更換打印機，只要在網上不斷更新Apps，打印機就可以維持最新狀態。公司固然節省了成本，前線用家們亦不需要三不五時就重新學習使用新裝置，絕對是雙贏局面。 

Apps 提升工作效率，雲端方便存取​

現代辦公室講求電子化，大部份文件檔案既有實體版本，亦需要轉作電子版本儲存。以前這是一個頗為費時的過程。「先要掃瞄文件，把文件轉為電子模式，再在電腦挑選儲存位置或進一步處理，整件事單調又麻煩，非常消磨意志。」Patrick當然不希望把精神時間都花在一系列重複的工作上。自從轉用IM系列後，他說比以往舒服得多，「有了Ez Plus apps功能，不需要再在打印機與電腦間大量來回往返，節省了很多時間，工作效率當然大大提高。」。現在打印機配上雲端系統，可以直接使用打印機將文件轉成PDF或者MS Office等格式，再以電郵或分享方式轉發給其他同事，又可以儲存在雲端中心，讓所有有需要同事隨時存取，無需再額外處理。」

即時處理打印機問題無需等待

Ez Plus apps、雲端系統解決了軟件更生的問題，但打印機日常的大大小小硬件出現狀況，才令Patrick這位前線用家感到最困擾最煩惱。「打印機出問題可以說是無可避免，如果每次有問題都要聯絡師傅出馬修理，真的既麻煩又影響辦公室運作。」對於日常壞機，舊時的確無計可施，但擁有全新Intelligent Support解決方案的IM系列，當中Remote Support功能，就能減少用家在這方面的困擾。「Ricoh的客戶服務專員會在線提供指示，然後只要按部就班，就可以輕易處理到好多不同打印機問題，比以往靈活方便太多了。」除了以上種種方便功能，Patrick亦分享公司選擇Ricoh的額外誘因，背後其實關乎環保意念。「Ricoh的設備使用可循環再用物料製成，盡量減少浪費資源，功能創新同時亦顧及環境，對我或者各同事來說，這樣才是真正新世代打印機。」